Algemene informatie over facturen

Share

|

Simpel gezegd, een factuur is een factuur. Het biedt de klant de nodige informatie om te betalen voor goederen besteld en afgeleverd. Het moet ook alle andere gegevens die nodig zijn om de factuur te betalen in een tijdige en nauwkeurige wijze.

Wanneer moet de factuur worden gezonden?

Facturen dienen te worden gericht zo spoedig mogelijk nadat de goederen zijn verzonden. De reden hiervoor is eenvoudig. Laten we zeggen dat uw betalingsvoorwaarden oproep voor betaling in 30 dagen. De meeste klanten zullen beginnen de klok te rekenen vanaf het moment dat zij ontvangen van de factuur. Dus als je alleen sturen facturen eenmaal per maand, kunnen sommige klanten zelfs 60 (of meer nemen) dagen om te betalen.

Nu wat het lezen van dit kan verklaren dat de voorwaarden van de factuur date.However, dat is niet hoe de meeste klanten zullen count.Additionally, kost het de meeste bedrijven de tijd om facturen verwerken voor de betaling. In veel organisaties, moet de factuur worden toegezonden aan de afdeling inkoop voor goedkeuring en dan terug naar de rekeningen te betalen afdeling voor de betaling. Deze stappen te nemen als de tijd tot goedkeuring van een factuur is niet typisch een hoge prioriteit. Ook de klant is geen haast te betalen, zodat de vertraging langer je in het verzenden van een factuur, hoe langer het duurt te late betaling.

Tijdens het printen facturen elke dag niet kan zinvol voor middelgrote en kleinere bedrijven, een keer per maand is misschien niet de ideale oplossing niet. Een of twee keer per week kan een redelijke benadering.

Voorwaarden van een factuur

De betaling termen aangeven wanneer een factuur wordt verondersteld te worden betaald. Weinig organisaties zal begin betalen. Velen zullen te laat betalen. Het is het doel van het krediet afdeling om zoveel te betalen klanten zo dicht mogelijk bij verklaarde voorwaarden als possible.The meest wenselijke termen worden aangeduid als "open account". Dit betekent dat de klant krijgt de goederen en niet hoeft te betalen voor hen voor bepaalde tijd. In veel bedrijfstakken de termen zijn netto 30. Dit betekent dat de klant wordt verwacht te betalen in 30 dagen. Hier is waar het wordt een beetje vaag. De verkoper wil de factuur betaald binnen 30 dagen na de factuurdatum. Echter, de meeste klanten van mening dat de betaling verschuldigd is 30 dagen na ontvangst van de factuur, vandaar de noodzaak om de factuur uit te krijgen snel.

Voorwaarden zijn over het algemeen ingegeven door de industrie. Bijvoorbeeld, de voedingsindustrie vaak kortere termen zijn, zeggen zeven of tien dagen, terwijl sommige fabrikanten van machines langere termijnen kunnen hebben, zelfs zo lang als 180 dagen. Die verkopen internationaal vindt dat de meeste bedrijven in andere delen van de wereld zijn gewend aan langere termijnen, met 60 dagen en niet langer wordt beschouwd ongewoon.

Soms, met het oog op vervroegde betaling induceren, bedrijven bieden een korting voor snelle betaling. De veel-fabelachtige 2 / 10 net 30 is een bekend voorbeeld. In dit geval wordt de betaling verwacht in 30 dagen. Echter, indien de klant betaalt in tien dagen of minder, kan het een 2% discount.While 2% lijkt misschien niet als een grote korting, vertaalt dit in een jaarlijks rendement van ongeveer 36%-een tarief dat slechts weinig bedrijven hebben verdiend de laatste tijd.

Het probleem met het aanbieden van kortingen aan vervroegde betaling induceren is dat sommige klanten nemen de korting maar betalen niet vroeg. Het kan een enorm probleem voor sommige bedrijven. Klanten die niet in aanmerking voor open-account ", hetzij omdat hun krediet geschiedenis niet te rechtvaardigen, omdat de betaling ervan geschiedenis slecht is, of omdat ze niet hebben aangeboden voldoende financiële informatie of verwijzingen kan nog steeds worden verkocht. Het kan worden gedaan op een cash-in-vooraf (CIA) basis, een beveiligde basis, of een cash-on-delivery (COD) basis. Cash van tevoren is te verkiezen boven COD omdat, zoals sommige bedrijven de harde manier geleerd hebben, COD haar valkuilen heeft. Concreto:

• De persoon die nodig zijn om de controle te ondertekenen mogelijk niet beschikbaar wanneer de bestuurder verschijnt met de goederen.

• Geen controle is beschikbaar wanneer de goederen worden geleverd.

• De klant verandert haar geest en biedt geen betaling wanneer de goederen worden geleverd.

• De klant plaatst een stop betaling op de controle nadat zij de goederen heeft aanvaard.

• De controle stuitert nadat de goederen zijn geleverd.

• De chauffeur vergeet op te halen wanneer hij de controle levert de goederen.

Ondanks de nadelen, COD is een haalbare optie, vooral als de hoeveelheid geld is niet groot.

Einddatum

Zoals hierboven aangegeven, de klanten in het algemeen start de klok tikt wanneer de facturen komen in hun kantoor. Soms zijn ze niet beginnen te tellen totdat de factuur komt in de rekeningen te betalen afdeling. Een manier om rond deze kwestie is voor de vervaldag glashelder op de factuur te maken. Dit zal geen garantie voor de betaling als je denkt dat je moet krijgen, maar het zal verwarring weg te nemen over de juiste datum.

Hoe maak je de Factuurdatum Wissen

Er zijn verschillende manieren om de vervaldag duidelijk te maken. Het maken van de datum duidelijk is slechts de eerste stap bij het verkrijgen van op tijd betaald. Verschillende manieren om die datum kristalhelder de rekeningen van de klant te betalen afdeling zijn:

• Voeg de vervaldatum op de factuur. Laat het aan de klant voor het berekenen van de datum. Zij zullen de berekening in hun eigen voordeel, niet de jouwe.

• Neem een verklaring dat zegt: "Betaal deze factuur door. . .

• Vet de vervaldag.

Informatie die moet worden opgenomen op de factuur

De volgende informatie moet worden opgenomen op de facturen:

• Aanpak: juiste adres, bedrijf, afdeling, contactpersoon

• Beschrijving van de levering, producten / diensten, hoeveelheden, levering locatie en datum

• duidelijke specificatie van het bedrag, inclusief eventuele toeslagen

• Referentie of aankoop volgnummer van de andere partij

• Bestel datum

• persoon / afdeling die deed het bestellen

• Duidelijke verklaring van betaling voorwaarden

• Duidelijke vermelding van de gewenste wijze van betaling

• Naam en directe buitenlijn nummer van de credit manager die verantwoordelijk is

Zijn Uw facturen de oorzaak van uw collectie Woes?

Na een lange harde blik op hun facturen, een aantal professionals uit de kredietsector hebben ontdekt dat een deel van hun collectie problemen werden selfinflicted. Door ervoor te zorgen dat de factuur laat niets aan het oordeel of de verbeelding van de klant, werden deze krediet-professionals in staat om aan te sluiten deel van hun collectie lekken. Krediet professionals kan een van hun facturen en doen alsof ze aan de andere kant van het hek. Is de vervaldag duidelijk gespeld, of is het overgelaten aan de klant om het te berekenen? Als er twee manieren om de vervaldag te interpreteren, kunt u worden gegarandeerd dat je het berekent een manier en uw klant de andere. Geef uw klant deze mogelijkheid. Druk de vervaldatum op de factuur. Hetzelfde geldt voor het verschuldigde bedrag. Heeft u laten het aan de klant de berekening van de korting? Maak het eenvoudig voor hen. Staat dat x bedrag verschuldigd is indien de factuur wordt betaald voor de dag 1 en y bedrag indien na betaald. Controleer ook of de factuur is duidelijk en de klant vindt de vervaldag en bedrag zeer easily.Where de controle moet worden verzonden aan nadat het is opgesteld moet gemakkelijk herkenbaar zijn. Veel bedrijven verhogen hun drijven door gewoon mailing betalingen aan het verkeerde deel van het bedrijf. De controle besteedt vervolgens een paar dagen in Interoffice mail. Tot slot, ook al heb je geen reëel belang bij uitbreiding van het aantal oproepen in de afdeling, zet dan een naam en telefoonnummer van de persoon die verantwoordelijk is voor het oplossen van discrepanties op de factuur. Door duidelijk te maken aan de klant dat u welkom telefoongesprekken, kunnen ze de telefoon opneemt tot discrepanties in plaats van hun rekenmachines te lossen sommige creatieve boekhouding te doen.

---