Dagelijks planning en taken management tools en tips

Share

|

Ons leven is over doelen. Zelden woont zonder een ultieme doel of een droom fladderende vogel ergens over een horizon. Maar het bereiken van deze doelstelling houdt in het uitvoeren van duizenden kleine taken, dagelijkse klusjes, vergaderingen en acties. Planning deze activiteiten effectief is wat time management is ongeveer.

Eigenlijk, time management is niet echt een juiste woord, omdat we niet kunnen beheren of beheersen van de gegeven tijd, maar kan alleen het beheer van onszelf, van onze acties passen in de termijnen. Dat is de reden waarom de voorkeur "life management" of "taken management" termen.

Basisidee van de taken van beheer is om uw dagelijkse leven zo te organiseren, dat kon je gemakkelijker en sneller bereiken van uw uiteindelijke doelen. Echter, slechts een stelletje gedisciplineerde geest beheert niet te verliezen hun hart omgaan met complexe tijd organisatoren, planners en stapels papieren. De meerderheid van de gewone mensen volgens hen een attribuut van het bedrijfsleven, terwijl nog steeds te saai en tijdrovend ding te voeren in een dagelijkse routine.

Maar hier is nog een idee: geen dag zonder planning. De belangrijkste reden hiervoor is dat het menselijk geheugen vermogens zijn zeer beperkt in termen van gelijktijdig opgeslagen elementen. Het bleek dat de meesten van ons niet meer dan 7 (± 2) kan houden objecten in een korte-termijn geheugen. Dat betekent onvermijdelijk dat we sommige van onze gedachten of taken op papier of type in een computer. Zo hebben we de hersenen uit gebukt moeten onregelmatige dingen onthouden gratis, bijvoorbeeld dat augustus 12 wordt bruiloft van je tante's verjaardag.

Een andere reden voor de dagelijkse planning is dat het dramatisch bespaart je tijd. Het idee van GTD (Getting Things Done) wordt steeds zeer populair tegenwoordig omdat duizenden werknemers en gedesorganiseerd huishoudsters hebben hun vrede en harmonie alleen te danken aan de vrije tijd niet besteed aan de planning en het onthouden van gevonden. Zij hebben nu kregen een kans om de tijd effectiever gebruiken op creativiteit of gewoon met een rust.

Getting Things Done is een methode gemaakt door David Allen en beschreven in een boek met dezelfde naam. GTD is gebaseerd op het principe dat een persoon nodig heeft om taken uit beweging van de geest door het opnemen van hen extern. Op die manier is de geest bevrijd van de taak van de herinnering aan alles wat moet worden gedaan en kan concentreren op het daadwerkelijk uitvoeren van die taken.

Hier zijn de basisprincipes van GTD:

1. Verzamel uw ideeën: De vangst, alles (stuff) die nodig is op te sporen, onthouden of actie ondernemen op en stak het in een zogenaamde "emmer": een fysieke inbox, een e-mail inbox, een tape-recorder, een laptop, een PDA, een Desktop, enz. Dit zal uw hoofd buiten geladen en voorkomen dat informatie overflow in een situatie van overvloed aan keuzes, taken of gebeurtenissen.
2. Verwerk de stuff: Bepalen of bepaalde maatregelen moeten worden genomen of niet. Als een taak uitvoerbaar is (dwz duurt minder dan twee minuten): a) DO onmiddellijk, b) het delegeren, c) het uitstellen.
3. Organiseer: Als een taak niet actie: a) stelt de volgende maatregelen vereisen, b) het bestand voor referentie, c), gooi het, d) te houden voor mogelijke actie later, e), zet het in "Someday / Misschien lijst, f ) wachten op andere acties of evenementen te voltooien.
4. Review ( "Tickler depot"): Alle uitstaande acties, projecten en 'wacht' taken ten minste eenmaal per week moet worden herzien, om ervoor te zorgen dat alle nieuwe taken of aankomende evenementen zijn opgenomen in het GTD systeem en dat alles up to date is.

To-do lijsten: voordelen en tips

Het algemeen, to-do lijsten zijn van papier of digitale bestanden waar je opschrijven taken, geplande activiteiten met betrekking tot een bepaalde datum of een periode van tijd. To-do lijsten bieden een aantal belangrijke voordelen voor uw reguliere planning:

-- het organiseren van uw leven: Verhoging van efficiëntie en dus de productiviteit, waardoor meer tijd voor ontspanning.

-- prioriteiten: In takenlijsten kunt u richten op de belangrijkste taken en items om de productiviteit te verbeteren en meer doelen te bereiken veel sneller. Prioritering maakt het mogelijk om de belangrijkste taken geven meer aandacht, energie en tijd. Na uw prioriteit taken betekent ook dat je precies weet wat gaat u nu doen als dit of dat spul wordt gedaan.

-- coördinatie van vergelijkbare taken: Het vermijden van herhaling van de arbeid. Bijvoorbeeld, als u een document samen te brengen tot op zekere afdeling en haar werknemers te informeren over de geplande vergadering, kunnen deze twee taken helemaal worden gedaan.

-- bijhouden vooruitgang: Mark uit de taken die u hebt voltooid. Dit kan vooral belangrijk zijn wanneer u bezig zijn in enkele zelfontplooiing trainingen of processen die betrekking hebben op verscheidene voordelig stappen.

-- herinneren: Wordt geplaatst op de koelkast (in geval van kleverige papers) of uitgerust met audio-kennisgevingen (in geval van elektronische apparatuur) zal u eraan herinneren vooraf op alle belangrijke taken.

10 Basis tips voor taken beheer en de creatie van takenlijsten:

1. Vind de juiste wijze van het houden van uw to-do lijsten: Sommige mensen willen zetten taken die door de hand op 'tear-off kranten, dagelijks planners of A4-lijsten, terwijl andere Excel-spreadsheets, Outlook bars of speciale software tools die kunnen taken maken, hun prestaties bijhouden, spelen geluid kennisgevingen en uitvoeren van andere nuttige functies te gebruiken.
2. Prioriteren taken: Zet uw taken in volgorde van belangrijkheid / urgentie en een hogere prioriteit aan de taken die krijgt u dichter bij uw doelen.
3. Realistisch: Controleer of je echt kunt volbrengen van de taak die u krijgt in. Wees er ook zeker van dat de eigenlijke taak is voor de geplande periode.
4. Specifiek: Elk item op uw lijst moet een begrijpelijke, korte en meetbare taak.
5. Break down complexe taken in kleinere hanteerbare stukken en richten zich op een voor een.
6. Groep en categoriseren soortgelijke taken: Bijvoorbeeld creëren meerdere takenlijsten per categorie - aankopen, vergaderingen, evenementen, enz.
7. Delegate uw werk: Als er andere mensen beschikbaar die u kunnen helpen met uw werk, vraag hen dan om u te helpen.
8. Wees flexibel en niet te veel gedetailleerde: Onthoud dat de taken soms worden onderbroken of uitgesteld, dus laten enkele variaties of voorzieningen voor hen.
9. Laat ruimte voor onverwachte activiteiten: U mag niet precies weet wat u moet doen, maar als u van plan de tijd om het te doen, dan andere belangrijke dingen zullen niet uit de weg geduwd wanneer de vraag zich voordoet.
10. Make to-do lijsten een dagelijks overzicht: Aan het einde van de werkdag, de tijd nemen om prestaties van de dag, herziening kruis ze af van uw lijst en plan uw werk voor de volgende dag.

Veel time management deskundigen advies aan een systeem gebaseerd op een wortel te voeren-and-stick principe: denk aan een beloning krijg je in geval van voltooiing en de soort straf als een taak niet zal zijn afgerond tegen het einde van de geplande periode.

Het is ook een goed idee om regelmatig te evalueren hoe u uw tijd besteden. In sommige gevallen, het beste wat je kunt doen is om te stoppen met het doen van een activiteit die niet langer serveert u zodat u de tijd iets meer waard. Bedenk wat je opgeven om je huidige activiteiten te handhaven.

Populaire taken management software:

• Remember The Milk: Web-based to-do list manager met de nadruk op eenvoud en integratie met populaire applicaties van derden.
• TaskPilot: Uitgebreide taak opties; ondersteunt mappen en de taak hiërarchie; import / export uit Outlook.
• FusionDesk: Hiërarchische mappen, aanpasbare filters, tijd verslagen, synchronisatie met Outlook en andere pc's.
• Swift To-Do List: Hiërarchische structuur, drag & drop taken, bijlagen aan taken, meerdere databases te doen.
• VIP Taakbeheer: Client / server-software voor de werkgroep samenwerking en de taak van het beheer door meerdere gebruikers.
• MindDecider: Project management en besluitvorming software met uitgebreide taken management tools.

Voordelen van de taak MindDecider's management tools:

• gemakkelijke creatie van to-do lijsten
• stellen van prioriteiten voor taken (GTD)
• het regelen van de taken in volgorde van belangrijkheid en selectie van de belangrijkste taken (GTD)
• het toevoegen van opmerkingen, foto's en hyperlinks
• toepassing van attributen voor taken voor het meten van en het toezicht
• eenvoudige plaatsing van de taken op een tijdlijn en bijhouden van hun vorderingen
• onbeperkt aantal taken (GTD)
• categorisering van taken en subtaken (taken boom)
• preset controles, vraag en andere merken
• uitgezoomd in / out kalender periodes van uren tot jaren zien.

Referenties:

• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin (Non-Classics), 2002.
• Morgenstern, Julie. Organiseren van binnen naar buiten, Owl Books, 1998.
• Marc Mancini, Time Management: Business vaardigheden Express serie, McGraw-Hill Professional, 1993.
• To-do lijstjes: de sleutel om de efficiëntie (MindTools.com)
• Aan de slag met "Getting Things Done" (43folders.com)
• Een Grondbeginselen van het Getting Things Done (7pproductions.com)

Bezoek MindDecider web-site www.minddecider.com downloaden bijgewerkte versies van MindDecider, uitzicht projecten en lees management-gerelateerde artikelen.

 

---