Hoe succesvol managen van een CRM Implementation

CRM-implementaties zijn uitdagende projecten te beheren door hun omvang en complexiteit. Dit artikel richt zich op twee aspecten van projectmanagement, mijlpalen en status rapporten en een zachtere, maar kritisch punt: contact houden met het hulpprogramma verkoper.

Mijlpalen

Een belangrijk principe van projectmanagement is mijlpalen te gebruiken in plaats van een lineaire schema om projecten te beheren. Mijlpalen moeten worden gekoppeld aan te leveren, zodat er geen onduidelijkheid over de vraag of ze was voldaan of niet. Vraag het aan de technische staf ervoor te zorgen dat bijzonder moeilijk of risicovolle subtaak krijgt vroeg gedaan zodat eventuele belemmeringen kan worden gewerkt rond.

Naar aanleiding van de voorschriften van de snelle ontwikkeling, maken elke mijlpaal een self-contained, werkend systeem, zodat deze kan worden aangeraakt, ervaren, en getest door de gebruikersgemeenschap. Na een werkend systeem bij elke stap is een effectieve moreel booster. Ook kan het vangen en corrigeren van problemen vroegtijdig in plaats van weken en maanden te wachten voor de mogelijkheid om de proeven uit te voeren. Dit beperkt risico.

Met behulp van concrete mijlpalen heeft twee positieve gevolgen. Een daarvan is dat ze plannen enten duidelijk. De andere is dat, als self-contained, maken zij het veel gemakkelijker om het projectplan, indien nodig te wijzigen. Dus als u weet dat u de streefdatum voor mijlpaal # 4 zal missen, heeft u de keuze tussen een verlenging van de deadline of gewoon te maken hebben met mijlpaal # 3 als de "laatste" leverbaar. Met andere woorden, heb je een modulair systeem dat geeft je meer flexibiliteit.

Veel projectmanagers kiezen voor formele signoffs gebruik van de ondernemers over elk project mijlpaal. Ik heb gemengde gevoelens over, want voor mij handtekeningen kunnen nooit vervangen vertrouwen en betrokkenheid. Echter, signoffs verduidelijken wanneer overeenstemming is bereikt en als ze een deel van de organisatiecultuur zij moeten worden gebruikt. Just don't expect signoffs naar de plaats van een goede lobby en communicatie nemen door de projectmanager.

Status Reports

Traditionele wekelijkse schriftelijke status rapporten zijn nuttig, maar ze meestal te kort voor het presenteren van een volledig en tijdig beeld van wat er werkelijk aan de hand met het project. Om het botweg, een week is een zeer lange tijd te wachten als er een probleem is (of een doorbraak). Schriftelijke verslagen over het algemeen ook gebruik maken van niet-ontwijkend taal die verhult wat er werkelijk aan de hand met dien verstande dat alle subtiliteiten van face-to-face communicatie.

Daarom heb ik veel liever korte, dagelijkse controles status gebruiken in combinatie met vertegenwoordiging van alle werkzame teams (dus de database vent hoeft niet bij te wonen als er geen databank werkzaamheden op dit moment, maar de technische voortouw moet bijwonen en moet weten wanneer hem in te trekken). Iedereen die in staat is om in eigen persoon aanwezig zou moeten doen, en deelnemers op afstand kunnen deelnemen aan een conference call. Status controles zijn verplicht voor alle belangrijke teamleden. De projectmanager kan bereiden een korte schriftelijke samenvatting voor het team op basis van de dagelijkse controle, maar het is heel belangrijk om dat dagelijks rechtstreeks contact houden met de sleutel teamleden. Een gewone tijd en plaats voor de vergadering is het beste om de deelname te verzekeren.

Korte betekent dat de status vergaderingen moeten nemen minder dan een uur, en waarschijnlijk minder dan 30 minuten, tenminste als er geen groot probleem is ontstaan. Elk team dient een snelle hoogtepunt van wat vandaag werd bereikt, een schatting van hoe ze het doen ten opzichte van het geplande tijdschema, en elke belangrijke kwestie tegengekomen die dag (of opgelost die dag!). Het is belangrijk dat de teamleden leveren heel openhartig over zaken die zij tegenkomen, zoals vele mislukte projecten zijn het slachtoffer niet zo veel van de technische en politieke problemen die zij ondervinden, maar van het ontbreken van tijdig kennis die beleidsmakers hebben over de problemen. Tegen de tijd dat de besluitvormers beseffen wat de problemen zijn en hebben een kans om een oplossing te ontwerpen, zoveel tijd voorbij is dat het zeer moeilijk om een negatief resultaat te vermijden. Zorg ervoor dat alle nieuws, vooral slecht nieuws reist snel.

De dagelijkse status controles zijn niet ontworpen om alle problemen oplossen die ze verhogen (hoewel dat altijd leuk, indien het mogelijk is!) Of zelfs om details over elk deelproject te krijgen, maar om informatie te verspreiden snel en te houden voor iedereen op hun tenen. In aanvulling op de dagelijkse status bijeenkomsten, de project manager moet ook proactief gedetailleerde status controles uit te voeren met elkaar Subteam en ervoor te zorgen dat zaken naar behoren worden behandeld.

Er zijn "stille" keer in een project waarbij de dagelijkse vergaderingen zou te veel, bijvoorbeeld tijdens de codering periode. De projectmanager moet zich vrij voelen om de frequentie van de status van de vergaderingen afnemen in die tijd. Maar dagelijkse vergaderingen nodig zijn naarmate je dichter bij de implementatie.

In aanvulling op de dagelijkse controles, meer, meer gedetailleerde status vergaderingen moet worden gehouden als elke mijlpaal is bereikt. Ook hier geef ik de voorkeur een vergadering formaat naar de status van een schriftelijk rapport, zodat u meer informatie kunt krijgen (en je kunt altijd minuut schrijven als je van de formaliteit van schriftelijke verslagen). Face-to-face ontmoetingen mijlpaal zijn veel effectiever dan conference calls dus proberen om ten minste de belangrijkste spelers fysiek aanwezig te zijn bij elkaar te krijgen.

Houd de Tool Verkoper in de Loop

Als het hulpprogramma verkoper is die als integrator, zult u uiteraard blijven in nauw contact met de verkoper via de implementatie team, dus dit is echt een probleem alleen als je gebruik maakt van een derde partij integrator.

Het is zeer verstandig om de verkoper te houden in de lus tijdens de uitvoering. U kunt ook specifieke hulp nodig hebben om de bugs te repareren, het oplossen van problemen die buiten de werkingssfeer van de integrator, of voorziet auditdiensten wanneer u wilt dat het systeem van dubbele advies of een advies van de integrator te controleren. De projectmanager moet regelmatig voortgangsverslagen aan de verkoper, ongeacht wat er gebeurt, goed of slecht, op het project. Bovendien nodigen de verkoop persoon (of de technische verkoop specialist) en de regionale diensten directeur mijlpaal vergaderingen.

Het is ook nuttig om te beginnen tot oprichting van goede relaties met de steun organisatie als bugs worden gemeld. Het is veel makkelijker om een snelle en vrolijke hulp te krijgen in een crisis als een solide relatie is vastgesteld in gelukkiger tijden.

een artikel afkomstig van Juliana Ziegler