CRM-team: The Business Owners

De ondernemers zijn de managers van de business functies doelgroep van het project. Ze geven richting en feedback aan het project en zij dragen ook bij aan de verkoop van het project binnen het team.

Rol

De ondernemers maken deel uit van het team, zowel omdat het project niet zou overleven zonder hun steun, net zoals het niet zal overleven zonder een uitvoerend sponsor, en omdat ze nodig hebben om specifieke input te geven aan de eisen definitiefase.

Om het eerste punt is het vrij duidelijk dat de uitvoering van een tool die alle stafleden van een bepaalde functionele groep zal gebruik kunnen eenvoudigweg niet worden gedaan zonder de deelname van het management team voor die groep. Eigenlijk is het vaak het geval dat de ondernemers bieden de impuls voor het project in de eerste plaats, verkopen omhoog aan de uitvoerende macht te sponsoren. Als dat het geval is, kan de belangrijkste kwestie zijn om hun enthousiasme bedwingen als contract-of technische problemen vertraging van de uitrol van wat ze al geloven zullen hun leven gemakkelijker te maken.

Aan de andere kant, als het gereedschap project wordt begonnen buiten de business group, een zekere mate van scepsis kan heersen onder de ondernemers. Zal de tool echt werken? Zal de afgekondigd zakelijke voordelen echt rekening houden? Wanneer zal de tool klaar zijn? Zal het goed worden getest? Is het gemakkelijk te gebruiken? Zal het makkelijker maken hun werk? (Ja, ik heb aan hun kant ook!) Een deel van de rol van de uitvoerende sponsor en manager van het project is te voorzien in een tijdige en realistische informatie aan de ondernemers over wat de voordelen zijn redelijk te verwachten van het project, wat de vereisten zijn voor hun organisatie, welke risico's bestaan, en welke risicobeperkende inspanningen zijn gepland.

Het tweede aspect van de deelname van de ondernemers over het team is om input en feedback te geven, waarvan het merendeel is nodig tijdens de eisen definitiefase, maar af en toe het hele project als zakelijke beslissingen moeten worden gemaakt. In tegenstelling tot de uitvoerende sponsor, die misschien enigszins worden verwijderd uit de dag-tot-dag routine, de zakelijke eigenaren zijn direct betrokken bij de CRM-tool. Het is essentieel dat zij inspraak hebben in de functies en aanpassingsmogelijkheden. Zelfs wanneer hun teams (de super-gebruikers) maken het grootste deel van de gedetailleerde aanbevelingen, zijn zij degenen die het nodig om de besluiten zoals ze zijn gemaakt goed te keuren. Het project zal niet ver komen zonder de ondernemers krijgen achter.

Een interessant kenmerk van de ondernemers is dat er bijna altijd een aantal van hen, zodat de besluitvorming kan lastig zijn binnen deze groep. Een van de functies van de uitvoerende macht sponsor is voor het oplossen van conflicten die niet kunnen worden behandeld door de ondernemers en de projectmanager.

De ondernemers wijzen ook en beschikbaar stellen van de super-gebruikers. Dit is een kritieke functie sinds de super-gebruikers de gedetailleerde functionele specificaties voor het project. De ondernemers hebben vaak een hekel aan te geven belangrijke personen aan het team, zelfs als ze over het algemeen in het voordeel van het project. Het is veel makkelijker om de juiste super-gebruikers toegewezen aan het team als de ondernemers goed geïnformeerd zijn over het project en vinden het goed beheerde en zal slagen. De projectmanager en de uitvoerende sponsor beide nodig kunnen zijn om hun tijd en overtuigende vaardigheden te investeren om de ondernemers van de wijsheid van het toewijzen van vaste super-gebruikers te overtuigen.

Ten slotte, de zakelijke eigenaren hebben een verantwoordelijkheid om informatie te delen en enthousiasme voor het project binnen hun team. Terwijl de slimme projectleider van de ondernemers helpt door het verstrekken van juiste informatie verpakt, dat ze kunnen doorgeven, is er geen alternatief voor de functionele managers praten over en het bevorderen van het project met hun team.

Vereisten

Het is belangrijk dat alle betrokken ondernemers een deel van het projectteam, gewoon zodat beslissingen snel kunnen worden gemaakt en hebben minder kans om later worden teruggedraaid. Het goede nieuws is dat ondernemers niet hoeven te grote brokken van de tijd besteden aan een CRM-project. Hun tijd is vooral nodig:

Aan de oorspronkelijke eisen, die een paar uur nodig over meerdere dagen, meer te definiëren als het een groot project of het aantal ondernemers is groot.
Ter beoordeling van de kandidaat-instrumenten, die een paar uur voor elke kandidaat vereist, plus reistijd indien nodig.
Als u de uitvoering eisen, die is de grote brok: een dag tot een week, afhankelijk van de complexiteit van het project.
Te herzien en mijlpalen te keuren, een paar uur voor elk.

Er is geen vervanging voor het feit dat de ondernemers vertegenwoordigd in het team. Het is zeker mogelijk te functioneren met slechts een subgroep van actieve ondernemers op het team, maar het is van cruciaal belang voor de goedkeuring van iedereen voor elke belangrijke mijlpaal te krijgen. De ervaring leert dat ondernemers die niet deel te nemen aan het besluitvormingsproces de neiging om problemen aan de orde op goedkeuring tijd, die alle moeten worden herzien (wat tijd kost). Enkele van de onderwerpen zijn zo relevant als te eisen herzien van de besluiten op basis van hen (die nog meer tijd in beslag neemt). Je kan net zo goed druk om iedereen in het team in de eerste plaats.

In het bijzonder weerstaan de neiging om alleen de lokale ondernemers op het projectteam ook omdat het zo veel gemakkelijker om te communiceren met hen dan om dapper afstand, tijdzones, taal en belemmeringen voor de ondernemers in afgelegen locales te nemen. Als u wilt solide besluiten te komen en de acceptatie in de hele organisatie te verzamelen, omvatten alle ondernemers. Geniet van de schoonheid van technologie zoals conference calls en web-conferencing en aarzel niet om de vergadering keer zo verschillen dat deelnemers op afstand niet altijd hoeven te blijven of te laat beginnen vroeg deel te nemen. Er gaat niets boven een 7a.m. Pacific Time vergadering te herinneren Left Coasters dat Europa een belangrijk deel van de wereld. Als extra bonus zal, vroeg vergaderingen niet in strijd zijn met hun andere verplichtingen!

In grotere organisaties kan het verleidelijk voor de ondernemers om hun rol te delegeren aan iemand van hun team, en een zekere mate van delegatie is soms nodig en kan goed werken. Als besluiten vaak worden herzien wanneer de delegatiegever betrokken raken, echter, is het tijd om terug te gaan naar het oorspronkelijke plan en te eisen dat alle ondernemers deelnemen aan het projectteam zelf. Vaak kan de terughoudendheid van de ondernemers worden overwonnen als het project manager kan ervoor zorgen dat hun kostbare tijd de juiste wijze wordt gebruikt, niet overgenomen door lange, content-licht bijeenkomsten.

Als u werkt met een grote groep, probeer dan een niveau-laddering aanpak waarbij de verschillende regio's en subgroepen worden vertegenwoordigd door managers van verschillende niveaus in de organisatie. Have some niveau directeur-eigenaren, een aantal tweede niveau managers, en een aantal eerste niveau managers, om ervoor te zorgen alle regio's en subgroepen zijn vertegenwoordigd. Het voordeel van niveau laddering is dat het vermindert de druk op de topmanagers terwijl het projectteam hebben een doorsnede oog van de organisatie, ontwikkeling en het geven van kansen om op lagere niveaus managers.

een artikel ingediend door Lidia Tahuk