CRM-team: De Executive Sponsor

Share

|

De uitvoerende sponsor is de cruciale lid van het team, want zonder een executive sponsor, geen enkel project heeft zelfs een afstandsbediening kans van slagen. Dit geldt met name voor complexe projecten die een grotere kans te lopen in technische en politieke vraagstukken, zowel vanwege hun omvang en omdat ze langer zal duren. CRM-projecten moeten een kampioen op het uitvoerend niveau te slagen.

Dit wil niet zeggen dat men niet kan een succesvolle CRM-project te inspireren vanuit een andere stand dan de uitvoerende niveau. Het betekent gewoon dat men niet kan uitvoeren van een succesvolle CRM-project zonder de actieve hulp van een passende geplaatst uitvoerende macht. Als u niet in een leidinggevende positie, maar u denkt dat de problemen binnen uw organisatie kunnen worden opgelost door toepassing van een nieuw CRM-systeem, doe je huiswerk, maak een aanbeveling, en de toonhoogte aan uw favoriete Executive.

Rol

De executive sponsor wordt de visie voor het project, hetzij door het creëren van nul of door zich geïnspireerd door de visie van anderen in de organisatie, of door een combinatie van beide. Het belangrijkste is niet zozeer hoe de visie tot stand komt, maar dat de uitvoerende macht opdrachtgever volledig heeft omarmd de visie en is vastbesloten om te beseffen het niet uit wat.

De visie moet niet alleen een technische visie, maar eerder een uitgebreid overzicht van hoe de zaken zullen worden uitgevoerd zodra de tool is op zijn plaats. De visie voor het CRM-project moet volledig worden geïntegreerd met de andere business doelstellingen van de organisatie. De executive sponsor moet zowel een duidelijke visie voor het project en een begrip van de materiële (hoog-niveau) te leveren prestaties.

Naast de oprichting en ondersteuning van de visie, de tweede grote verantwoordelijkheid van de uitvoerende macht sponsor is om de visie communiceren en om het project te verkopen in de onderneming. Dit omvat het overtuigen van de organisatie als geheel om te investeren in het project, en dat kan een grote investering inderdaad. De executive sponsor moet motiveren de eigenaren van het bedrijf functie (s) waarop het project deel te nemen in en te steunen, zelfs als het hard werken en offers vergt, zoals het doorschakelen van waardevolle medewerkers aan het werk op, evenals de vermindering van de financiële middelen beschikbaar zijn voor andere doelen te bereiken. De executive sponsor kunnen overtuigen andere kaderleden, waarvan de afdelingen zal waarschijnlijk worden beïnvloed door een of andere manier het project zonder directe voordelen plukken van het, van de lange-termijn waarde van het project voor de onderneming als geheel.

Verkoop van het project is niet een eenmalige gebeurtenis. Er is verkoop van het idee dat de organisatie moet beginnen aan een CRM-project in de eerste plaats. Dan is er de verkoop van de beslissing om een bepaald hulpmiddel en de verkoop van de bijbehorende investeringen in de tool zelf en in de implementatie, het gebruik zowel in termen van budget en mensen. Herhaalde verkoop is vereist gedurende de periode van uitvoering, zodat iedereen "houdt het geloof", met name bij uitrol moment dat er bijna altijd wat moeite met het nieuwe systeem. Verkopen nog steeds nodig zijn buiten de directe uitrol, wanneer duidelijk wordt dat het nieuwe systeem zal niet alle problemen van de organisatie op te lossen, en misschien zelfs niet alle problemen die de Commissie voornemens was te hanteren.

Ten slotte is de uitvoerende sponsor is de kampioen van het project in heel haar bestaan. Hoewel het project manager ziet er na de dag-tot-dag kwesties, de executive sponsor moet de tijd om na te gaan over het project op regelmatige basis, waarschijnlijk dagelijks ook al is het maar voor een paar minuten. De executive sponsor niet alleen lezen of luisteren naar de verslagen status van het project, maar vraagt ook de moeilijke vragen die kunnen blootstellen verborgen problemen. Met andere woorden, op zoek naar problemen is een goede strategie voor de sponsor. De sponsor helpt ook bij het project manager anticiperen op politieke kwesties die zich kunnen voordoen tijdens het project, waarin het project manager kan blind te zijn omdat hij of zij niet werkt op het uitvoerend niveau op een dagelijkse basis. Ten slotte, de sponsor helpt de projectleider op te lossen praktische en politieke kwesties, hetzij door het coachen van de projectleider over wat te doen of door rechtstreeks de behandeling van de onderwerpen die uitvoerende macht of invloed aandacht vereisen.

De executive sponsor moet beschikbaar zijn voor het project manager voor korte vragen en voor brainstormen ideeën. De effectiviteit van het samenspel tussen de twee personen is veel kleiner zijn als de uitvoerende sponsor kan niet beschikbaar zijn op zeer korte termijn, aangezien veel problemen kunnen verergeren indien niet snel gevangen en snel afgehandeld.

Vereisten

Dus wat voor soort persoon zijn wij op zoek naar hier? De belangrijkste eis is dat de uitvoerende macht sponsor moet het hoogste niveau voor de zakelijke uitvoerende functie (s) wordt geautomatiseerd. Bijvoorbeeld, als het project is gericht op een SFA oplossing moet worden de VP Sales. Voor implementaties die invloed hebben op meerdere functies, is het een algemeen directeur type. Waarom doel zo hoog?

• Omdat de topman kan beëindigen van het project op elk moment. Om te voorkomen dat het potentieel van een veto van de top, moet je ondubbelzinnige steun van deze persoon vanaf de eerste dag van het project. De executive sponsor kan delegeren veel van het eigenlijke werk, zoals we zullen zien, dus we alleen praten over sponsoring er niet uren en uren van hands-on werk.

• Omdat veel zakelijke beslissingen zullen moeten worden gesteld dat alleen de topmanager kan maken. Als de uitvoerende opdrachtgever niet kan beslissen direct, duurt het te veel tijd. Je hebt een directe lijn naar de top executive.

• Omdat de verkoop van het project binnen de gerichte organisatie is veel, veel gemakkelijker als de uitvoerende sponsor toevallig ook de topman voor de functies bij het project betrokken.

• Omdat de top executive voor een bepaalde functie heeft de ideale omvang en de geloofwaardigheid van het project buiten deze specifieke groep te verkopen.

De executive sponsor moet zowel politiek savvy zijn om het project te verkopen in de gehele organisatie, alsmede om te anticiperen en politieke aanvallen tegen het afbuigen. De executive sponsor moet ook geloofwaardig zijn binnen de hele organisatie. Als de top functionele uitvoerende toevallig worden gezien als zwak, al was het maar vanwege een te korte tenure, probeer het aanboren van de uitvoerende macht op het volgende hogere niveau plaats. Als dat niet lukt, is het waarschijnlijk geen goed idee om een CRM-project voort te zetten, ten minste tot de politieke steun stolt.

Een belangrijke succesfactor voor de uitvoerende sponsor is het vermogen om te creëren en te communiceren een stevige, rijke visie op hoe het project zal tastbare zakelijke voordelen. Een charismatische stijl is een grote hulp voor de communicatie deel van de rol, maar een executive met een gevestigde record moet prima te doen zonder.

Top executives zijn bezig, dus een van de zwaarste eisen is voldoende tijd beschikbaar voor het project maken. Veel taken kunnen worden gedelegeerd, maar de essentie van de uitvoerende sponsoring kan niet worden, of je verliest het concept van de uitvoerende macht sponsor. Door de tijd om te voldoen aan met het project manager op regelmatige basis en door beschikbaar zijn op korte termijn wanneer nodig, de executive sponsor voedt een positieve relatie met de projectmanager. Onder dergelijke omstandigheden belangrijke vraagstukken met het project kunnen worden opgevoed snel, voordat ze lelijk krijgen, terwijl er geen tijd wordt verspild aan items van laag belang.

Wat kan worden gedelegeerd? Behalve voor zeer kleine projecten in kleine organisaties waar de uitvoerende sponsor kan ook dienen als een project manager, de dag-tot-dag toezicht van het project kan en moet worden gedelegeerd, hetzij aan het project manager of een manager die het personeel kan filteren op passende wijze . Wees voorzichtig met te veel filteren, want het kan obscuur potentieel relevante kwesties. Een ander potentieel gebied voor delegatie is communicatie. Hoewel de Executive Sponsor belangrijke mededelingen over het project in de hele organisatie moet leveren, kan de oprichting van de presentaties, memo's en andere communicatiemiddelen worden gedaan door anderen (met de voorwaarde dat zij worden beoordeeld en gescreend door de uitvoerende sponsor, zoals bij elke andere belangrijke stuk van communicatie). Ten slotte, en vooral in grotere organisaties, kunnen andere personen analyseren project-gerelateerde kwesties en komen met oplossingen voordat ze worden gepresenteerd aan de uitvoerende sponsor voor een besluit.

Per definitie, executive sponsoring is een part-time rol, aangezien het idee van het maken van een full-time baan zou indruisen tegen het idee van de uitvoerende sponsoring lopen. Het goede nieuws is dat, tenzij de uitvoerende opdrachtgever speelt ook andere rollen in het project, zoals vaak het geval in kleinere bedrijven, moet executive sponsoring niet bloeien in een aanzienlijk deel van de tijd van de uitvoerende macht, ook voor grote projecten. Een paar uur per week moet genoeg zijn, behalve voor specifieke evenementen, zoals het creëren van de eerste behoeften, de goedkeuring van de top verkoper kandidaten, waardoor de uitvoering eisen, en de goedkeuring van belangrijke mijlpalen. De savvy projectmanager dergelijke schema kernactiviteiten past het schema van de uitvoerende macht sponsor.

Omdat de Executive Sponsor zo belangrijk is voor het welslagen van het project, is er een groot risico voor het project, indien de opdrachtgever beweegt, zelfs als het project is het goed. Het risico is verhoogd als de beweging wordt veroorzaakt door de waargenomen tekortkomingen in de sponsor, zelfs als de zwakke punten hebben niets te maken met het project. Het is gemakkelijk om problemen op de vertrokken schuld, en tegenstanders van het project kunnen proberen hun voordeel, indien de opdrachtgever laat duwen, ongeacht de toestand en de gezondheid van het project.

Ter bescherming van een CRM-project door middel van een overgang, het organiseren van een zeer zorgvuldige handoff sponsor van de oude naar de nieuwe, zowel visie en de lopende management. De overlevingskansen zijn veel beter als de nieuwe sponsor kan inderdaad de visie nemen als zijn of haar eigen. Het is niet ongebruikelijk om een bepaalde hoeveelheid van heroriëntering en herbestemming in het project als gevolg van de verandering in sponsoring te vinden.

---