E-mail etiquette

We begrijpen allemaal het belang van goede "expertise" als het gaat om onze intermenselijke communicatie-het kan ons helpen het bereiken van de resultaten die we nodig hebben. Onze communicatie is bepalend voor de mening anderen van ons weten of onwetend, grof of aangenaam, professioneel of onvolwassen. Merendeel van de tijd, is het face-to-face of telefonische gesprekken, waar we nog enige controle over de indruk dat we doen op anderen.

Share

|

Als het gaat om netiquette (Network label), is het niet zo gemakkelijk om te bepalen hoe anderen ons zien, en toch is het nog belangrijker is. Waarom? Want wat je schrijft en hoe u kunt e-mail gebruiken om te bepalen of uw e-mail wordt afgeleverd, te lezen, of-en antwoordde dat dit antwoord is! Daarnaast zijn er vele "valkuilen van de technologie", die gemakkelijk te vallen. Heb je ooit iemand per ongeluk stuur dan een boos respons of gevoelig zijn voor een brede groep van mensen met de "Allen beantwoorden"?

En voordat je zegt tegen jezelf: "Ik weet al" en stopt het lezen van dit artikel, het feit dat ieder van ons zouden kunnen profiteren van een paar herinneringen over goed gebruik van elektronische post, en niet alleen vanuit een persoonlijk oogpunt, maar ook van een zakelijk perspectief. Als u zaken doet op het internet en e-mail te communiceren met uw klanten, dan is dit artikel is een must voor u! U kunt al weten de meeste van deze tips, maar zelfs de meest ervaren zijn er enkele regels die u niet wist of die zijn gevallen in de gewoonte te breken.

Denk, schrijven en denken weer.
E-mail is een statische, one-way - in tegenstelling tot de communicatiekanalen on-line, is er geen manier om directe feedback te krijgen (van gezichtsuitdrukkingen of Voice Response) om te zien of we effectief zijn, of zelfs begrepen. Denk dus twee keer alvorens naar de knop Verzenden. Is er een kans dat de ontvanger kunnen interpreteren wat je wilt dat ze te begrijpen? Heeft uw gedachten gedragen of plotselinge woede? Dit bericht kan onbedoeld invloed op uw reputatie? De haastig geschreven woord kan het ontbreken van echte gevoelens en emotie voor je. Zou je kunnen glimlachen terwijl u typt, maar uw nota kunt vinden dat kleingeestig of sarcastisch. Onthoud: er is een persoon aan de andere kant, niet alleen een computer.

Gebruik een onderwerp.
Dit is het eerste ding dat je lezer zal zien, gebruikt u de ruimte om hen te helpen begrijpen van de inhoud van het bericht voordat zelfs opening. Met dezelfde regel van boven, typ een onderwerp dat betrekking heeft op het bericht dat u 'overbrenging weer, dan laat u deze vraag blanco. Zonder een onderwerp uw nota zal waarschijnlijk worden gezien als een stukje van ongewenste e-mail-niet iedereen zal erkennen dat je gewoon je e-mailadres starten. Veel internet service providers (ISP's) uit te filteren zoek verdachte e-mail, en een witte is een grote rode vlag over. Probeer ook te voorkomen dat de generieke woorden zoals "Hallo" of "Lees dit" om de ontvangers van spam of virus software te voorkomen verwijder uw bericht!

Het begin en einde.
Gebruik altijd een groet, hoewel het kort is. Begin je bericht met "Hallo" of "Hallo" of "Hallo", wat het beste voor de ontvanger werkt, en wat je persoonlijkheid weerspiegelt. Denk over dit: als u belt iemand aan de telefoon, n 'je zegt "Hallo" alvorens ze te vertellen wat je wilt? Stuur berichten moet niet anders zijn. Op een minimum, het adres van de e-mail naar de persoon.

N 'Vergeet het einde van je bericht! Altijd je berichten ondertekenen met uw naam, en zeg: "Bedankt" of "Sincerely", of iets anders nodig. U kunt zelfs configureren van een handtekening in uw e-mail programma dat geeft automatisch uw gegevens aan de onderkant van elk bericht dat u verzendt. Voor routebeschrijving, het gebruik van e-mail programma's voor uw hulp bestand en een zoekopdracht voor ondertekening.

Bescherm uw identiteit van de ontvanger gebruik ":", "CC" en "BC" correct.
Er zijn een paar eenvoudige regels van de netiquette met het adres gebied van e-mail.

Als uw bericht wordt verzonden naar een persoon of een e-mail adres, plaats hem in de "A:". Dit moet de persoon die verantwoordelijk is voor het verzenden van u een antwoord.

Wanneer uw bericht wordt verstuurd naar meer dan een persoon en alle ontvangers echt nodig om te weten wie anders, krijgt naar alle adressen in het "CC".

Voor berichten naar meerdere ontvangers die geen echte reden om de namen en e-mailadressen van weten maar al degenen aan wie zij is verzonden naar alle adressen in het veld "BCC:".

(Sommige e-mail software vereist ten minste een adres te worden geplaatst in het veld Aan:. Plaats je eigen e-mailadres in het "To:" indien nodig.)

Standaard worden alle e-mail programma heeft weinig grond beschikbaar in de BCC. Als u geen bcc zien in uw programma, controleer uw bestand voor programma's richtingen.

Geheugen een handje.
Bij het beantwoorden van e-mails, een kopie van de notitie die u eerder hebt onderhandeld met de persoon op het onderwerp, n 'stuur een nieuwe. Ik kan krijgen 50 e-mails per dag die behoefte hebben aan een antwoord, en het is niet altijd mogelijk om elk 'gesprek' met elke persoon onthouden. Please don't make uw lezers krijgen via hun "Sent Items" map of email "rommel" om de herinneringen vernieuwen!

Gebruik de 'Read Receipt' spaarzaam.
In sommige gevallen, het is van essentieel belang voor beide partijen om te weten dat een bericht is ontvangen. Echter, in normale dag-tot-dag activiteiten die je niet moet vragen om een ontvangstbewijs te lezen alle berichten die u verzendt. Het is vervelend voor de ontvanger en klik in het venster elke keer dat ze uw e-mail. En het is een inbreuk op de privacy. N 'gewoon vergeten, omdat ze hebben ontvangen, is het niet noodzakelijk dat ze gelezen hebben, het ontvangen van een leesbevestiging niet, in feite niets meer dan bewijzen dat het bericht is ontvangen. En, voor een dag op communicatie, wat echt nodig is?

SPOED!
De jongen die wolf riep. Stuur uw berichten DRINGENDE, of Prior. Als uw ontvangers blijven berichten met het label op die manier, dan is uiteindelijk de rode uitroepteken ontvangen, verliest hij 'efficiency-behalve aan het belang dat u denkt dat u te versterken. Behoud van deze berichten aan degenen die van het allergrootste belang!

Vermijd speciale formaten.
Voor uw dagelijkse boodschappen, n 'gebruik van e-mail gekleurde achtergronden, kleuren lettertypen, lettertypen, afbeeldingen of andere "in plaats" type opmaak op uw berichten. Houd eigen maken het makkelijker voor de ontvanger om te lezen en te reageren. Het is beter te sturen berichten met onbewerkte tekst om ervoor te zorgen dat iedereen in staat zal zijn om ze te lezen, omdat niet iedereen hun e-mail is ingesteld op html e-mails te ontvangen. U kunt worden verrast om slechte uw nota kunnen kijken als iemand terbeschikkingstelling hun post op een handheld computer of een oude computer. Hou je eigen e-mail, zullen ze ook veel sneller laden voor de ontvanger!

Don't SHOUT!
Als u typt in hoofdletters, zal uw lezer zien wat er schreeuwen, of ze denken dat je gewoon te lui om goed tekstopmaak te gebruiken. Het is ook moeilijk voor de ogen - wist u dat het langer duurt om iets geschreven in hoofdletters dan leest op iets dat goed is geformatteerd lezen?

bewijs, controleer dan de spelling en het juiste gebruik van de opmaak.
Slecht schrijven is een reflectie op je! En de lezer nooit vergeten de persoon die schreef een onleesbaar bericht. Spellingcontrole wordt voorkomen dat het merendeel van de woorden verkeerd, maar we moeten altijd een bewijs van uw e-mail in het geval dat u geschreven hebt het verkeerde woord (dat is correct gespeld). Bijvoorbeeld, de maand en vlinder, en waar waren allemaal proberen om een spellingcontrole programma te corrigeren. Het gebruik van hoofdletters, interpunctie en opmaak. Pauze wanneer uw leden over de veranderingen, of als ze te lang zijn. N 'overmatig gebruik van opmaak (te veel vet, te veel uitroeptekens en vraagtekens, enz.) Te veel van iets zal uw boodschap moeilijk te lezen. U wilt dat uw boodschap gemakkelijk leesbaar en begrijpelijk zijn. Herlees het aan dat gevoel te waarborgen, en nooit aannemen dat de lezer weet wat je bedoelt, laat het nog steeds voor hen. De tijd van het bewijsmateriaal en spellingcontrole is minimaal in verhouding tot de indruk dat u moet doen als je het niet tijd vergen.

Neem de tijd om een antwoord te sturen.
Zelfs wanneer iemand e-mails je iets dat niet vereist dat een directe reactie, follow-up met hen tijdig gewoon om hen te laten weten dat u heeft ontvangen hun boodschap. Het is verbazingwekkend hoe mensen vaak zal vragen om advies, en geen antwoord met een kort "dank u" wanneer ze hun reactie. Een eenvoudige boodschap afzender is voldoende. En het helpt hen weten dat je niet ontvangen heb gewoon zitten ergens in cyberspace.

Wordt het verzoek van ze heb, n sturen!
Maakt niet uit wat je denkt kan aanvaardbaar zijn, kunt u geen e-mail iemand over uw product / dienst zonder hun toestemming. Tenminste ze niet zal u vragen om een email te sturen, of dat u al zaken met hen gedaan, dan is het illegaal is om een e-mail, periode. Iedere ontvanger kan gemakkelijk Stuur uw bericht naar de provider en meldt u zich bij het verzenden van ongevraagde e-mail (SPAM).

Het verslag zou resulteren in de onmiddellijke verwijdering van al uw websites of e-mail adres voor de meeste servers. Dan kunt u lid worden van de lijst van "verboden verladers," wat betekent dat de servers niet in staat zou stellen alle berichten die aan uw domeinnaam te zijn ontvangen door hun klanten, mensen aan wie u uw berichten.

Je kunt je afvragen, "maar ik krijg e-mails per dag over de producten diensten Ik heb informatie op verzoek." Het verzenden van ongevraagde e-mail (SPAM), in de natuur, zoals snelheidsovertredingen. Lot 's mensen doen, maar het is tegen de wet, en niet uit hoe lang je kunt gaan met haar, gaat u akkoord met gepakt!

Comprimeren, comprimeren, comprimeren!
Als u een e-mail sturen met enkele grote bijlagen, is het beter om ze te sturen in een aantal afzonderlijke e-mails, zodat niet te sturen een document dat te groot is om nog open. Of u kunt proberen om uw berichten te comprimeren in een zip-bestand. Dit is niet om de grootte te verminderen foto's veel, maar het werkt prima voor tekst-, spreadsheet-en programmabestanden. Het is heel makkelijk te maken, en maak uw bestandsgrootte veel kleiner, en de ontvanger veel gelukkiger. Zie www.winzip.com (voor degenen die op een pc).

Grappen als hints.
Als het te mooi lijkt om waar te zijn, is het waarschijnlijk. Niet alles dat naar voren wordt verzonden naar je. We hebben allemaal gezien-mail kettingbrieven die belofte als je ongeduld x aantal mensen die je betaald hebt of ga je iets te winnen, of je zal blij zijn eeuwig. Het is allemaal een hoax, een zwendel, en het enige resultaat is een zeer groot aantal e-mail transmissies die langzaam alle servers in het hele land. Als u een van deze e-mails ontvangen van een vriend, reageren ze (op een leuke manier), en leg uit waarom dit is niet waar, of om hen te vragen om te stoppen met ze naar jou sturen.

Virus virus of advies?
Veel virussen worden verspreid via e-mail vermomd als waarschuwingen over een virus! Als iemand u een virus waarschuwing, die doorgaans bevat instructies over hoe je een virus te verwijderen van uw computer ... Google.com om te verifiëren dat het virus voordat iets te doen. De kans is groot, het was ook een hoax, en als je gewoon verwijderen "slecht bestand" van je computer, je bent echt nodig om een cruciaal element van het systeem te verwijderen!

Wow, dat was een heleboel informatie te nemen op hetzelfde moment, maar ik u feliciteren voor deze dienst en plakken het lezen van het hele artikel. Gelieve delen met uw familie, vrienden en collega's.

Over de auteur: Angela Nielsen
is voorzitter van de NCI-Media Group, een bekroonde ontwikkelingsbedrijf websites gevestigd in San Diego, Californië. Voor meer informatie over Angela Nielsen, en NIC media bezoeken nicmedia.com of bel direct naar de 888 NIC Media. Copyright 2005 door Angela Nielsen Media Group en NIC

---