Kiezen Project Management Software

Share

|

In deze les leer je de soorten software die beschikbaar zijn, de mogelijkheden van software, die software functies zijn van cruciaal belang, en richtlijnen voor de selectie.

Met een klik van een muis

Project management software vandaag beschikbaar is op een verscheidenheid van prijzen, het aanbieden van een breed scala aan functies. U kunt gebruik maken van software voor het plannen, initiëren, volgen en monitoren van uw vooruitgang. U kunt rapporten ontwikkelen, afdrukken individuele grafieken, en bij een druk op de knop (of een klik van een muis) e-mail vrijwel elk aspect van uw project te plannen om een teamlid, top manager, executive, of belanghebbende.

Overwegende dat in eerdere versies van Project management software op de programmering, planning en resultaten, instrumenten gericht voor het analyseren van uw vooruitgang, het vinden van kritische paden, en de vraag "wat als" vragen ontbraken.

LET

Vandaag zijn er zo vele mogelijkheden in en onder zo veel verkopers dat het probleem is het vinden van je weg door de verbijsterende keuzes.

Bennett Lientz en Kathryn Rea in Project Management voor de 21e eeuw op dat project management software heeft ten minste vijf duidelijke verschillen van meer bekendheid en gebruikte tekstverwerker, database en spreadsheet software:

Project management software is veel minder vaak dan andere categorieën van software die wordt gebruikt.

Minder mensen gebruiken Project management software, maar deelnemers aan het project en de betrokkenen meestal doen de gegenereerde output te zien.

Project management software maakt voor meer aanpassingsmogelijkheden dan veel andere soorten software.

Project management software vaak duurder zijn dan gangbare, bekend soorten software.

Minder mensen in uw werk gebied zijn waarschijnlijk weten hoe Project management software te gebruiken. Leave a Good Thing Alone

Project management software zich van duur en ruw, minder dure en zeer functioneel, zelfs minder duur, maar verwarrend. Wanneer Harvard Project Manager werd gelanceerd in 1983 betekende een doorbraak in project management software. Het hoofddoel was op project budgettering, planning en resource management. Met Harvard Project Manager u in staat waren om Gantt-diagrammen, PERT / CPM grafieken te genereren, en een verscheidenheid van andere grafieken en tabellen. Het werd beschouwd als een geïntegreerd project planning en controle-pakket en verkocht voor slechts 30 procent van de prijs van haar clunky, minder functioneel voorgangers.

In de twee decennia die volgden, de concurrentie tussen de leveranciers Project management software opgewarmd, de prijzen naar beneden kwam, en de functionaliteit ging hemel hoog. Veel pakketten zijn nu moeilijker te leren en te gebruiken. Denk aan je eigen ervaring in het gebruik van tekstverwerking, database of spreadsheet-software. Zijn er geen oudere versies van de huidige programma's die zijn eenvoudiger en handiger? U in staat waren om hen in de pop, leren ze op een dag of zo, en gaan op je vrolijk weg.

Vandaag, met het uitbreiden megabyte telt, lijkt het erop dat de verkopers noodzaak om alles plus de gootsteen hebben. Dit geeft hen de mogelijkheid om advertenties splashy notering talloze functies ontwerp. Realistisch, hoe veel mensen zijn ware kracht gebruikers die zouden gebruik maken van alle functies van de geadverteerde?

LET

Overwegende dat het Harvard Project Manager kunnen worden getrokken in slechts een dag als je ijverig, kan de huidige Project management software zo veel nemen als vijf dag van je tijd, als je vanaf een plein en hebben geen PC-goeroe of mentor in de omgeving te sturen u langs.

Whose Choice Is It?

Zeker, als uw organisatie, dienst of afdeling reeds gebruikt of voorkeur aan een bepaald soort software, dan is uw besluit al is gemaakt. Uw zoektocht wordt mastering dat software-of althans de delen ervan die cruciaal zijn voor u om te weten.

TIP

Als een merk van Project management software is de beste keuze in uw werk en andere projecten gebruik van alle software, je bent relatief geluk. Andere projectmanagers of personeel zal weten hoe het te gebruiken en kan dienen als ad-hoc-software goeroes aan jou.

Met geen ervaren gebruikers in uw werk omgeving, een aantal belangrijke vragen rijzen:

Wat voor soort software moet worden gekozen?

Bij de keuze van Project management software een vuistregel is te kiezen voor een populaire en zeer bekende pakket. De prijs zal waarschijnlijk zeer concurrerend te zijn, mensen om je heen ofwel zou hebben gehoord van de verkoper of gehoord hebben dat de software algemeen bekend is, en je hoeft niet veel tijd te besteden aan het verdedigen van je beslissing!

Wie moet het leren?

Als u en u alleen de verantwoordelijkheid voor het leren van de software zal hebben, moet u tijd en geld in te bouwen in uw budget-het zal u tijd om het te leren of om een cursus te nemen, en je tijd is duur.

TIP

Het Project Management Institute op http://www.pmi.org/ en het Project Management Control Tower op http://www.4pm.com/ bieden elk een grote verscheidenheid aan boeken, audio-visueel materiaal, opleiding gidsen, klassikale training , seminars en in toenemende mate, online training. Ook PMFORUM op

http://www.projectmanager.com/ biedt een scala aan loopbaanmogelijkheden voor project managers of diegenen die om voor het beroep.

Hoewel het lijkt duidelijk dat je als project manager moet de primaire gebruiker van project management software, moet u die veronderstelling heroverwegen. Afhankelijk van wat u het beheer van en de dynamiek van uw bedrijf, als je om de primaire-software gebruikt, kun je besteden de dupe van uw tijd werken met de software en hebben bitter weinig tijd over voor het vormen en de opbouw van uw team, de handhaving rapportage eisen, en het aanbieden van de algemene soort van dag-tot-dag project management dat de onderneming nodig heeft.

Zich bewust van het gevaar van het hebben van een project manager te worden ondergedompeld met project management software, hebben sommige gevestigde organisaties ondersteunen groepen of verstrekken interne software goeroes. Deze goeroes zijn de in-house experts en zijn vaak uitgeleend aan het management teams voor de duur van het project project.

De goeroes werken rechtstreeks met de projectleider, waarin zijn feedback, het beantwoorden van zijn vragen, en ongeacht de onderneming vormen van de analyse van de project manager verzoeken. Zij onderhouden regelmatig schema's, de begroting verslagen, en volgen de toewijzing van middelen. Een ervaren software goeroe weet, hoe en hoe vaak het delen van het project gerelateerde rapporten met projectmedewerkers en project belanghebbenden in het algemeen.

What's Your Pleasure?

Ervan uitgaande dat u niet in de positie waar uw organisatie iemand zal lening aan u, die zal omgaan met de dupe van activiteiten management software en ervan uitgaande dat er geen bijzondere programma van de keuze nog niet vastgesteld, hoe ga je over het selecteren van software?

In de eerste plaats vast te stellen wat voor soort gebruiker je gaat worden, die grotendeels wordt bepaald door twee elementen: de grootte van uw project en hoe technisch je bent.

Voor kleine projecten van nul naar twee medewerkers voor een project van een paar maanden of minder, is het mogelijk dat geen enkel project management software nodig is! Hoe dat zo? U kunt al beschikken over alle software en software-kennis u nodig hebt om effectief te zijn in het beheer van een klein project. We hebben het over spreadsheets, tekstverwerking, een grafisch of tekenprogramma, en de functionaliteit voor het genereren van tabellen, grafieken, flow charts, en andere diagrammen.

TIP

Hoewel enigszins geïmproviseerde, de combinatie van de verslagen en opstellingen die je kunt opbrengen met uw huidige software en vaardigheden kunnen worden meer dan voldoende voor uw project nodig heeft.

Uw huidige software kan volledig ongeschikt zijn als de fundamentele Work Breakdown Structure (WBS) en een Gantt-grafiek of twee is alles wat je nodig hebt, en je hoeft niet per se om een kritische pad te creëren.

Voor projecten waarbij vier of meer personen, uitbreiding van enkele maanden of langer, met een verscheidenheid aan kritische middelen, is het zinvol om te investeren in een soort van software. Nogmaals, is het niet noodzakelijkerwijs te worden Project management software per se. Veel kalender en rooster software programma's komen met ingebouwde functies. U kunt produceren tabellen, Gantt-diagrammen, en zelfs de handhaving van een tijdschema voor vier tot tien personen. In toenemende mate kunt u dit doen op de hand-held computers.

TIP

Met een totale project management team van vier mensen, verlengd gedurende meerdere maanden kan in dienst gewijd Project management software is het meest logisch.

Dedicated Project Management Software

De concurrentie tussen de leveranciers gewijd Project management software is scherp. Belangrijke leveranciers op het gebied omvatten PlanView, Inc, Primavera, Microsoft, Dekker Welkom, en Artemus. (Een overzicht van project management software met beschrijvingen zijn te vinden in de volgende les.) Er zijn ook lager-end-programma's die u helpt bij het genereren van plannen, projecten rapporten, grafieken en fundamentele eisen die niet zo veel leren van de tijd. Producten zoals Quick Gantt, Milestone Eenvoud, en Project Vision verkopen voor minder dan $ 100 en zijn verkrijgbaar op het kantoor van supermarkten en retail software winkels.

TIP

Goedkope Project management software kan je beste optie als je niet iemand anders in de organisatie, die kan dienen als goeroe zijn, maar u wilt automatiseren, in plaats van handmatig kritische rapporten en grafieken te genereren.

Stel dat u het beheer van veel mensen gedurende vele maanden, en hebben een duizend of meer taken en subtaken te voltooien. Hier zou je kijkt naar Project management software voor de midrange projectmanagers. U kunt besteden overal van $ 200 tot 6.000 dollar meer met behulp van de functie-beladen versies van software hierboven genoemde. De meeste pakketten krijgt u het volledige scala van instrumenten gezocht door zelfs veteraan projectmanagers op meerjarige projecten.

Het probleem met software op dit vlak is dat je snel een slaaf aan het worden. Bijvoorbeeld, u besluit te plannen en alle subtaken en taken op basis van geïnventariseerde starttijden track, stop keer, voor elk personeelslid, de hele tijd? Of, zal u steeds vertrouwen op uw personeel om u schattingen van taken en subtaak doorlooptijden?

Op basis van de input van uw medewerkers helpt bij het bouwen van een team, maar het duurt meer werk.

Met behulp van de software is zwaar op het eerste, bespaart tijd later, en houdt je hoofd voor een PC-scherm vaak meer weg van de mensen en gebeurtenissen om je heen.

High-end project management software is ontworpen voor de allergrootste, de langste duur, de meest betrokken soorten projecten. Als je een high-end gebruiker, zou je niet hebben opgepikt dit boek. Hier hebben we het over software die kan variëren van een paar duizend tot enkele duizenden dollars. Leren dergelijke pakketten kunnen weken duren. De software selectie alleen zou kunnen weken of maanden.

LET

Zelfs als aan de hoge kant zijn er zo veel programma's beschikbaar, gemaakt door leveranciers als Cobra, semantische, Instaplan, Klavis (voor Mac gebruikers), Open, Primavera, Microsoft Enterprise Project Management, Microplanner en anderen, die u zou behoefte aan een adviseur te maken van een dergelijke selectie.

Onafhankelijk van uw niveau van project management software kennis, kan uw selectie een van de belangrijkste factoren in het totale project succes. Veel projectmanagers hebben vastgesteld dat de software in werking te ingewikkeld is en te onhandig om te gebruiken voor het gehele project. Sommige uiteindelijk met slechts een element van de software, zoals budgettering of planning, sommigen deze slechts gebruiken voor het maken van grafieken, anderen uiteindelijk loslaten van de software midstream. Ongetwijfeld een heleboel versluiering volgt, want ongeacht de software werd gebruikt voor moet nu handmatig worden gedaan.

Hoe gebruikt u Project management software?

De eerste keer, bescheiden gebruikers uiteraard niet zullen gebruiken Project management software van de manier waarop een ervaren pro wil. Toch zijn er niveaus van gebruik waard differentiëren:

Rapportage

Hier de projectmanager maakt gebruik van de software om Gantt genereren of, eventueel, PERT / CPM grafieken. Ze kunnen gebruik maken van andere software programma's zoals tekstverwerking en spreadsheets om haar project te vullen grafieken en rapporten te produceren.

Tracking

De software wordt gebruikt om te vergelijken werkelijke versus geplande vooruitgang. Aangezien het project personeel taken en subtaken is voltooid, zijn de resultaten van hun inspanningen te ingelogd dat de conversiecode inspanning blijft stroom.

Project Tracking

Een systeem voor het identificeren en documenteren van de voortgang prestaties voor een doeltreffend beroep en verspreiding naar anderen.

What-if

Het Project management software bezig is om de impact van schuifelende middelen, het veranderen van de volgorde van de subtaken, of het wijzigen van afhankelijkheden taken '. What-if analyse is wel leuk, omdat je onmiddellijke feedback te krijgen.

LET

Verander een variabele op een tijd om een volledig inzicht in het effect ervan. Als u te veel variabelen veranderen in een keer, wordt het beeld troebel.

Kostenbeheersing

Projectmanagers gebruiken Project management software om de kosten toe te wijzen aan verschillende projecten middelen. Dit wordt meestal gedaan door uit te vinden hoeveel middelen tijd en moeite wordt verbruikt. Lientz en Rea merken op dat "de meeste project management software systemen gebrek aan flexibiliteit in het omgaan met kosten en interfaces in budgettering en boekhouding." Dus de kosten berekeningen dat een project manager maakt doorgaans geen stekker niet in de totale kosten de structuren van de boekhouders in haar organisatie te werken.

Clocking

Door toevoeging van het project teamlid uren besteed aan verschillende taken en subtaken op regelmatige basis kan, projectmanagers vervolgens rapporten genereren met de werkelijke versus geplande gebruik van middelen.

Checklists en Keuzes

Het is moeilijk om wat voor soort software verschillende niveaus van gebruikers generaliseren kunnen eisen, maar hier zijn enkele algemene criteria overwegen waard:

Gebruiksgemak

Is de software makkelijk aan te sluiten in, zijn er goede hulp-schermen, is er een handleiding, is er een sterke customer support, en is de software menugestuurd en intuïtief? Is het makkelijk om dingen te verplaatsen, worden de commando's als standaard mogelijk en makkelijk te leren? Is er een begeleidende handleiding die gemakkelijk te lezen? Bent u in staat om snel aan de slag op sommige functies?

Rapportage functies

Is het programma staat voor de individuele herziening van het verslag van formaten, kunnen deze eenvoudig worden geïmporteerd in andere software programma's, en kunnen ze gemakkelijk worden opgeslagen, toegevoegd aan de combinatie, en lezen?

Charting capaciteit

Is de software bieden de basis projectmanagement grafieken (bijna allemaal), is er automatische herberekening, zijn er gemakkelijk te gebruiken opties, en zijn er mogelijkheden slepen en neerzetten? Kan grafieken worden ingevoerd en gemakkelijk uitgevoerd, ondersteunen afbeeldingen gemakkelijk te zien en te gebruiken, en kan grafieken gemakkelijk worden veranderd in andere vormen?

Kalender generatoren

Is deze software zorgen voor kalenders van alle duurtijden, in verschillende formaten, voor verschillende aspecten van het project en het project personeel, met de mogelijkheid om bepaalde dagen en tijden, met feestdagen en andere vrije dagen voorgeprogrammeerd merk, en zijn deze ook eenvoudig kalenders invoerbeperking en geëxporteerd?

Interfacing

Kunt u gemakkelijk verbinding met telecommunicatiesystemen en is informatie gemakkelijk gedeeld met anderen die online toegang nodig? Is het efficiënt in termen van verbruikte byte ruimte?

Verslag generatie

Kan een variëteit van het verslag van formaten worden gekozen, met snel veranderende capaciteiten, en makkelijke overdracht te tekstverwerking software? Bovendien beschouwen deze attributen:

Geeft het scherm previews van verslagen voordat ze worden afgedrukt biedt een verscheidenheid van formaten voor de Gantt-diagrammen en PERT Werkt met een verscheidenheid aan printers en andere apparatuur Biedt verschillende projecten te delen een gemeenschappelijke pool van middelen betuigt kosten gegevens per taak of door de tijd

Hiermee afdrukken van subsecties van grafieken

Accepteert zowel handmatige en automatische updates plannen

Het merendeel van de verkopers die je tegenkomt hebben zulke vermogens. Daarom moet je verder gaan dan een strikte vergelijking van software functionaliteit en het kenmerken, voordelen en diensten van het gebruik van een bepaalde leverancier ook overwegen. In feite, voor elke grote aankoop is het raadzaam om een goede set van vragen. Het volgende is een lijst met aangepaste versie van mijn boek The Complete Idiot's Guide to Managing Stress. Vraag het aan de verkopers of zij

Aanbieding enige bedrijfsleven, de overheid, vereniging, militaire en kortingen opvoeders '? Heb wekelijks, maandelijks of per kwartaal seizoensgebonden kortingen?

Aanbieding daluren kortingen?

Garantie van de laagste prijs? Accepteer belangrijkste credit cards? Accepteer bestellingen per fax of e-mail?

Heb een geld-terug garantie, of andere garantie? 1-800 Gebruik een faxlijn bestellen?

Garantie scheepvaart data?

Heb een gratis klantenservice lijn?

Vermijd verkopen, verhuren of anderszins te gebruiken uw naam en het bestellen van informatie? Zendingen Verzekering?

Kosten voor verzendkosten? Inclusief belasting?

Zijn andere kosten? Heb demo's?

Aanbod gratis of tegen lage kosten upgrades? Heeft referenties beschikbaar?

Houd een lijst van tevreden klanten in uw buurt? Zijn in het bedrijfsleven lang?

Heb standaard levertijden? Warranty het product?

Het maken van een lijst, gecontroleerd It Twice

Nadat u uw eigen set van selectiecriteria bij afweging van alle dingen die uw project inhoudt en bij afweging van de verschillende kenmerken, voordelen en functies van het werken met elke leverancier hebt vastgesteld, overgaan tot een nuttige oefening: Bepaal op papier wat je moet hebben ten opzichte van wat het is leuk om te hebben ten opzichte van wat is niet nodig, maar je zal nemen indien het wordt aangeboden.

Dan, met behulp van artikelen, product-reviews, en de website van de verkopers 'sites, maken een eerste overzicht van de verschillende pakketten beschikbaar zijn en hoe ze stack up. Een eenvoudige matrix of rooster met de verkopers vermeld over de bovenkant vertegenwoordigen kolommen, en de belangrijke attributen om je aan de linkerkant van de pagina is voldoende.

LET

Selectie processen kunnen worden brutaal. U mag tegenkomen tien of twaalf mogelijke leveranciers, maar probeer te kloppen vaststelling van de lijst vroeg om drie tot vijf. Soms is een bijzonder kenmerk dat het dus nog zwaarder weegt dan andere middelmatige onderdelen van het totale pakket van een leverancier.

De meeste verkopers zullen u gemakkelijk product demonstraties. Down laadbare product demo's vaak zijn beschikbaar op de website van de leverancier site. Anders kan demo's vaak worden waargenomen via het internet.

TIP

Sommige leveranciers kunt u downloaden van een volledig pakket, beschikbaar voor een beperkte duur.

Als u het veld hebt versmald tot drie of vier leveranciers, heb je een kans bestrijding van identificatie van de een die het best aan uw behoeften.

TIP

Indien mogelijk, observeert de software daadwerkelijk gebruikt, hetzij in uw eigen organisatie of ergens anders.

Waarnemen gebruikte software is het meest te vertellen. Iemand in het veld, eigenlijk gebruik van de software, kan de eerste persoon input te leveren over waar de software schijnt en geen glans. Je krijgt veel rijker informatie dan kunt u van een website of, wat dat betreft, een product demo.

De 30-Second Recap

Project management software is geavanceerder geworden en meer verbijsterend. Veel pakketten zal de taken die u moet doen, maar zijn zo moeilijk te leren en te beheersen dat u afval waardevolle middelen, namelijk uw tijd. Erger nog, krijg je het opgeven van het pakket.

Veel organisaties lening software goeroes op een project of andere project managers die kunnen leveren ad hoc mentoring. Als dit voor u geldt, denk jezelf gelukkig.

Laat je niet zo ondergedompeld in de software die je verliest het contact met je projectteam en de omgeving om je heen.

Het kiezen van de juiste software kan van vitaal belang. Vooruit op uw selectiecriteria, zodat je niet geteisterd door een eindeloze reeks van mogelijkheden, voordelen en functies.

---