Negen Stappen om Organiseer uw archiefkast

Bijna iedereen heeft een hekel aan om te doen indienen. Het is niet de verveling van de taak die maakt het zo verschrikkelijk, het is de lijdensweg van tegenover al die stukjes papier dat je nodig Solomon-achtige wijsheid: dit houden of het weggooien? Als ik houden, waar moet ik het bestand? Als ik het bestand, hoe zal ik weten hoe het terugvinden?

Het creëren van een goed georganiseerde plaats voor uw bestanden maken het werk draaglijker, en kan helpen een regelmatige indiening vergaderperiode vóór papierwerk bouwt tot een overweldigende stapel.

1. Koop een archiefkast. Steken van facturen, kwitanties, verzekeringen, en andere belangrijke papieren in een lade hier en daar een schoenendoos van desorganisatie leidt tot chaos. Bijt de kogel en koop een goede kwaliteit schorsing archiefkast waarmee lades te worden uitgetrokken om hun volledige lengte. Op deze manier kunt u zien en elke map gemakkelijk te bereiken geen kleinigheid als je probeert om snel en efficiënt te werken.

2. Bestand alfabetische volgorde. De twee meest gebruikte systemen zijn indiening organisatie per categorie (financieel, juridisch, Persoonlijk, enz.) en de organisatie door alfabetische lijst. Professioneel organisator Barbara Hemphill, auteur van Taming de Paper Tiger, maakt een zeer goede zaak voor de alfabetische systeem: "Er zijn altijd grijze gebieden wanneer u begint categoriseren. In het depot alles strikt door het alfabet, is er geen vraag waar je moet kijken. "Bestand gerelateerde documenten volgens de letter van de" paraplu "onderwerp" T "voor Travel, bijvoorbeeld, zodat u nooit meer af te vragen waar te kijk naar wat je nodig hebt. Hier zijn een paar voorbeelden van deze methode:

• File onder "C" voor auto: Onderhoud records, manueel, eigenaar garanties, kopieën van kentekenbewijzen.

• File under "I" voor Insurance: Auto, huis, gezondheid, leven en andere beleidsterreinen, elk met een aparte map naamgeving van het type van het beleid. (U gaat op zoek naar uw autoverzekering in de "auto" bestand omdat je weet dat al uw beleid in de "Insurance" bestand.)

• File under "S" voor Safe: Een lijst van de inhoud van de box. U kunt ook gebruik maken van dit bestand als een opslagruimte voor documenten die je van plan te nemen om de doos de volgende keer ga je naar de bank. Je zou zelfs kunnen houden de sleutel in dit bestand.

• File under "R" voor Restaurant: Alle beoordelingen van restaurants die u wilt bewaren, plus een lijst van aanbevelingen van vrienden en restaurant telefoonnummers. Dit is slechts een voorbeeld, natuurlijk. Als restaurants zijn niet je passie, je zou misschien een bestand onder "S" voor software reviews, of onder "G" voor informatie over golfbanen over de hele wereld, of artikelen over tuinieren. In ieder geval, de naam van het bestand volgens de specifieke onderwerp. Een map genaamd "Hobby's" of "Special Interests" zal snel vol geworden en ongeorganiseerd.

3. Subbestanden Maken. Het maken van aparte bestanden voor de categorieën binnen categorieën (Verzekeringen, Auto; Belastingen, 1999; Reizen, Australië) zal uw dossier mappen houden van om dik en log. Het zal het ook gemakkelijker maken om de informatie in elke map georganiseerd en gemakkelijk te bereiken.

4. Blok uit een middag. Afgezien van drie of vier uur zal je uit te geven aan afleiding en het opgeven van de baan voordat u aanzienlijke vooruitgang heeft gemaakt. Het is ook goed voor het moreel als je weet dat er een einde in zicht is. Als u niet in staat zijn om de baan in de eerste sessie afwerking (en weinig mensen zullen worden), zet een andere datum met uw bestanden in de nabije toekomst.

5. Geef jezelf elbow room. Of u nu vanaf nul of reorganisatie van een bestaande archiefkast, doe het sorteren op een vloer of een grote tafel waar je uit kunt verspreiden zonder verdringing.

6. Sorteren. Dit is het onderdeel de meeste mensen angst. Maar als je al hebt vastgesteld dat elk item zal worden ingediend op basis van zijn individuele naam, beslissen welke papier gaat waar zal een minder belastend karwei worden. Druk de naam van elk bestand en de subcategorieën op aparte fiches en tape ze neer om u te helpen snel ter plaatse de stapel waar elk document behoort.

7. Weed. U zult versteld staan van de hoeveelheid papierwerk van Jurassic u Unearth: instructies en garanties voor producten die u niet meer zelf; verstreken kruidenier coupons, brochures voor producten die niet langer interessant voor u; visitekaartjes uit. . . Wie was die vent?; meerdere catalogi van hetzelfde bedrijf. Toss wat je niet nodig hebt.

8. Label. Dit is een no-brainer. Schrijf gewoon een map label die overeenkomen met de index kaarten die u gebruikt voor het sorteren (tegen die tijd heb je gewerkt meeste van The Kinks uit het systeem en besloot precies wat je bellen elk bestand). Gebruik uw beste afdrukkwaliteit en een scherpe pen, zodat uw labels gemakkelijk te lezen en zal niet uitstrijkje of afwrijven.

9. Bestand! Transfer van uw stapels papier in de gelabelde mappen en zet ze in de lades in alfabetische volgorde.

Gebruik opknoping mappen bestand met plastic stand-up tabbladen in plaats manila mappen, die kan beneden glijden in de lade en gemakkelijk geworden ezelsoren. Als uw archiefkast geen metalen frames hebben voor opknoping mappen, zijn ze gemakkelijk te vinden bij de meeste winkels kantoor leveren.

een artikel afkomstig van Lucia Semleeva