Hoe het beheer van onze tijd efficiënt, zodat we erin slagen

Share

|

Tijd is onmogelijk te beheren. We kunnen niet veranderen tijd. Er zijn altijd zeven dagen in een week, vierentwintig uur per dag, zestig minuten in een uur, en zestig seconden in een minuut. Wat wij kunnen doen is gebruik maken van onze tijd efficiënt, zodat we slagen in onze professionele en persoonlijke leven. Hier zijn een aantal ideeën te helpen:

1. Prioriteren uw activiteiten. Altijd dingen doen die zullen handhaven en je reputatie met uw klant / cliënt te versterken.

2. Elke dag een "to do" lijst. Schatten hoe lang elk item zal nemen. Probeer geen dingen doen die zal je geen flexibiliteit om te gaan met onvoorziene zaken die zich elke dag. Items die zal u meer dan 60 procent van de beschikbare tijd moet worden gelegd op de lijst voor een andere dag.

3. Rank alle items op uw "to do" lijst van belang. Wat te doen met interne en externe klanten dient te worden gegeven A ratings; persoonlijke activiteiten krijgt een B, frivool en leuke items krijgen een C.

4. Doe een ding tegelijk. Focus op de voltooiing van de taak, zodat u kunt gaan naar de volgende met een duidelijke kop. Verhoog uw energie als de taak voltooiing nadert, zodat je het kunt halen uit de weg.

5. Verminder de rommel op je bureau, zodat je gedachten kunnen richten op de taak vooruit. Dit kan worden bereikt door:

   • Omgaan elk ding dat overkomt je bureau maar een keer. Maak een beschikking met elk item - do it, bestand, of dump het.

   • Werken aan een taak tegelijk.

   • Opname informatie alleen als er een goede kans dat je verwijzen naar het later.

   • Aan jezelf een grote prullenmand en het gebruik van het veel! We vaak rommel onze bureaus met spullen we nooit gebruiken. Dus neem moed en bestand meer spullen weg permanent.

6. Gebruik elke minuut van tijd om dingen gedaan, dus je hebt zo veel mogelijk vrije tijd te ontspannen en te denken. Hier zijn een aantal manieren om uw productiviteit te verbeteren:

   • Gebruik een mobiele telefoon om gesprekken terug tijdens de reistijd.

   • Beter gebruik maken van openbaar vervoer. Zittend op de bus of trein, kunt u

     • gaan door uw e-mail;
     • werken op uw laptop en reageren op e-mails;
     • voor te bereiden op vergaderingen;
     • plan presentaties;
     • leun achterover en neem een kijkje op uw mentale effectiviteit;
     • artikelen lezen heb je al die rond.

   • Houd artikelen dat het promoten van uw professionele ontwikkeling. Lees ze als je in line-ups, wachten voor vergaderingen om te beginnen en op andere tijden neer.

   • Probeer jezelf te vinden zo dicht mogelijk bij de mensen met wie je werkt. Dit bespaart reistijd, inclusief tijd lopen van en naar hun kantoren.

   • Vermijd telefoon tag door het verlaten van gedetailleerde boodschappen voor mensen die je niet kan bemachtigen. Ook als u voice mail, mensen vragen om u gedetailleerde berichten achterlaten.

   • Heeft twee dingen tegelijk, indien nodig. Voorbeelden van multi-tasking zijn

     • lezing tijdens het sporten;
     • bekijken van een video tijdens het sporten;
     • luisteren naar tapes op reis.

7. Verminder de tijd die je besteedt aan de vergaderingen:

   • Krijg er op tijd. Dankzij uw voorbeeld, kunnen anderen worden aangemoedigd om uw voorbeeld te volgen om ervoor te zorgen dat de bijeenkomsten beginnen onmiddellijk.

   • Vraag uw collega's te stemmen met de vergaderingen beginnen op tijd of mensen zijn er of niet. Dit zal belonen punctualiteit, niet traagheid.

   • Vraag het aan de voorzitter wanneer de vergadering zal eindigen. Dit verhoogt het bewustzijn van mensen te worden op tijd.

   • Vraag of u kunt worden ontslagen wanneer items die geen betrekking hebben op u wordt behandeld.

   • Aanbieding om een tijdwaarnemer. Waarschuw de deelnemers wanneer ze actief zijn in de tijd over alle agendapunten.

8. Deal effectief met tijd-misbaksels. Niet bezighouden met het stationair chatten met mensen die hebben te veel tijd aan hun handen. Wanneer zie je ze komen:

   • Vermijd het maken van oogcontact met hen. Zij kunnen vervolgens aan iemand anders die geïnteresseerd is en zal de tijd.

   • Stand up wanneer zij aanpak. Dit zal hen ervan te weerhouden zitten, krijgen comfortabel, en rekening meer van uw kostbare tijd dan je zou willen.

   • Sluit uw deur als u dringend om een taak te voltooien en vereisen de extra rust te kunnen concentreren.

   • Als u een assistent, vraag hem aan uw deur te bewaken. Geef hem toestemming om te voorkomen dat mensen lopen in wanneer uw deur is gesloten.

   • Opzet van een stille tijd met collega's. Dit uur per dag kunt u doen de vele dingen die anders zouden rommel je geest en je voorkomen dat effectief communiceren met uw collega-medewerkers.

9. Groet en ontmoet mensen buiten uw kantoor. Op deze manier vergroot u de controle over de situatie te beëindigen elke discussie als je het gevoel dat het wenselijk is.

10. Verwijder stoelen in de buurt van uw bureau. Dit zal voorkomen dat mensen gaan zitten voor praatjes.

11. Als mensen benadering vraagt u een minuut van uw tijd, of nee zeggen, laten weten dat dit niet een goede tijd, of zeggen: "Wel, Ik heb eigenlijk drie minuten." Kijk dan op je horloge, zodat mensen zich bewust zijn van het feit dat hun tijd met u wordt gecontroleerd.

12. Als uw organisatie heeft een "flex time"-beleid, ofwel het gebruiken om in eerder dan de traditionele start van zaken of een beetje later verblijf. Op deze manier zul je de tijd hebben om dingen gedaan zonder constante onderbrekingen te krijgen.

13. Verander de layout van uw meubelen. U kunt meer tijd door het volgende te doen:

    • Verhuizen uw bureau uit van een high-traffic gebied dat mensen stimuleert om te stoppen en chatten.

    • Verhuizen dichter bij de mensen je werkt met zo te verminderen reistijd.

    • Positionering uw bureau op een manier die geen mensen in staat stellen om uw gezicht te zien. Op deze manier zal je minder mensen last van hebt.

    • De beste stoel van uw bedrijf zich kan veroorloven. Een goede stoel zal uw rug extra steun om u om langer te werken zonder pijn te voelen en spier stam.

14. Blijf zo alert mogelijk te maken. U verhoogt uw concentratie en snelheid van werken als je

    • nemen frequente stretch pauzes;

    • oefenen;

    • korte mentale pauzes te nemen om duidelijk je geest.

15. Investeer in een time-management systeem. Dit kan een op papier gebaseerd systeem of de juiste software voor uw computer. Kenmerken van een effectieve op papier gebaseerde systeem

    • een aparte dagelijkse "to do" lijst afdeling, die kun je taken voor de toekomstige dag nemen;

    • een agenda punt voor al uw afspraken;

    • een afdeling voor al uw belangrijke contacten.

16. Effectief software zal bevatten

    • een takenlijst die zal verschijnen als een herinnering op het scherm als er iets gedaan moet worden;

    • de mogelijkheid tot herziening van de schema's van uw medewerkers en boek vergadering keer;

    • een kalender met herinnering kenmerken;

    • geïntegreerde e-mailing mogelijkheden waarmee u op zoek naar een persoon, en met een klik van een muis, onmiddellijk een e-mail sjabloon

---