Een nieuwe blauwdruk voor de betrokkenheid Meetings ~ Edge

Share

|

Hier is hoe u een hoge betrokkenheid vergaderingen te maken:

• Begin met het maken mensen zich welkom voelen.

• Neem de tijd om verbindingen tussen mensen te bevorderen.

• Ontdek de dingen zoals ze zijn-bouwen aan een gedeelde beeld van de huidige situatie.

• Elicit de dromen van mensen-build een gedeelde foto van waar je naartoe wilt.

• Beslis over wie wat doet de toekomst te creëren u hebt afgesproken.

• Betaal zo veel aandacht aan eindes zoals u doen om begin.

Omdat we zien vergaderingen als betrokkenheid kansen, kijken we verder dan de typische begrippen van wat zorgt voor een goede vergadering. Het is niet dat de agenda's en efficiënte structuren vergadering niet belangrijk zijn, het is gewoon dat we niet denken dat ze genoeg zijn. Vergaderingen moeten worden meer dan iets dat mensen verduren, zij nodig hebben om energie op te wekken om dingen gedaan te krijgen.

Starten door Maken Mensen zich welkom voelen. Foyers zijn ontworpen om mensen te helpen de overgang van de buitenwereld naar de innerlijke wereld van onze huizen. Op een vergelijkbare manier, moeten we mensen te helpen bij het maken van een overgang van wat ze hebben gedaan in onze vergadering. Hier zijn een aantal dingen te overwegen die mensen helpen zich welkom voelt.

Besteed aandacht aan de kamer. De kamer wordt het podium en invloeden wat er gebeurt. Probeer te werken in een zaal met daglicht en veel ruimte op de muur. Zorg ervoor dat iedereen kan zien en horen wat er aan de hand; spannen om te luisteren riool energie weg van het werk dat gedaan moet worden. En zorg ervoor dat de ruimte is groot genoeg om iedereen te laten ademen.

Besteed aandacht aan hoe mensen zitten. Stoelen deelnemers in een cirkel is meestal optimaal. De cirkel vertegenwoordigt de oudste vorm van interactie, alsmede een verklaring van egalitaire geest. Wij raden aan het vermijden van hiërarchische regelingen, zoals voering mensen in rijen zitplaatsen of ze op lange rechthoekige tafels. Halve cirkels werken goed als de belangrijkste uitdaging is "het gezicht van de kwestie." Mensen zitten in een halve cirkel in staat zijn om zowel met elkaar en het plan dat wordt geplaatst op de muur. We voeren ook stand-up bijeenkomsten af en toe. Als mensen op hun voeten, de energie verschuift en verandert de sfeer. Maar stand-up bijeenkomsten moeten kort zijn, natuurlijk!

Besteed aandacht aan hoe u te mogen begroeten mensen. Uw welkom kan zo simpel zijn als een handdruk of zo uitgewerkt als met een strijkkwartet speelt om een sfeer van harmonie en vrede te creëren. De lobby zou kunnen beschikken over een eenvoudige banner aankondiging van de vergadering of een gezelschap van acteurs uitvoeren van mime. Welke soort van welkom u van plan bent, moet maken de mensen zich speciaal voelen zodra ze aankomen.

Je weet al hoe mensen maken zich speciaal voelen. Je doet het in uw huizen de hele tijd. Denk na over de laatste keer dat je had gasten voor een diner of een overnachting. U heeft speciale zorg om uw woning te voren schoon te maken. Wanneer uw gasten arriveerden, u begroet hen in uw ontvangsthal of op de front porch stappen. U bood hen thee, koffie of een snack, evenals een comfortabele stoel waarin om hun vermoeide botten rust. Elk van deze gebaren aangetoond dat je ze als eregasten, te behandelen met waardigheid, vriendelijkheid en warmte.

Nu denk terug aan de meest memorabele bijeenkomsten of sociale evenementen die u hebt ondervonden. De kans is groot dat de ontvangen verwelkomen u iets bijzonders was. We kennen een bedrijf dat een bijeenkomst voor al haar werknemers gehouden om een belangrijke nieuwe zakelijke initiatieven te vieren. Om de toon gezet, de meeting planners een tunnel aangelegd voor mensen om te lopen door als ze de vergadering. De wanden van de tunnel waren versierd met foto's afgebeeld geschiedenis van het bedrijf vanaf de oprichting tot heden. Wat een merkwaardige manier om de boodschap te sturen "Ons bedrijf is een unieke en prachtige organisatie en ieder van jullie zijn een belangrijk onderdeel van."

Manieren te vinden om verbindingen tussen mensen te creëren. In de woorden van een gezegde bedacht door de faculteit van de School voor Toegepaste Leiderschap, "Verbinding vóór inhoud." Met andere woorden, voordat mensen kunnen samenwerken, moeten zij zich verbonden voelen.

Op zoek naar verbindingen is zo natuurlijk als ademhalen. We doen het wanneer we iemand ontmoeten nieuwe: "Waar ben je geboren? Waar ben je naar school gaan? Kent u zo-en-zo?" We zoeken naar wat we gemeen hebben, zodat we samen kunnen voelen zich meer comfortabel. Het vinden van iets gemeen ontspant ons en begint het proces van omzetting van vreemdelingen in collega's, partners en vrienden.

Gesprekken om ons te helpen aan te sluiten. Sommige groepen weten we beginnen hun vergaderingen door te vragen iedereen, "Wat heb je nodig om te zeggen, om volledig te worden op deze vergadering aanwezig?" Een snelle eenmaal rond de kamer met iedereen die een antwoord kunnen de mensen "duidelijk hun geest" en zij in staat zijn om hun hele zelf te brengen naar de bijeenkomst.

Persoonlijke vragen zijn krachtige manieren om onze verbindingen te verdiepen. Zij maken ons ongemakkelijk, en ze maken ons aan het denken. We maken gebruik van vragen zoals: "Waarom kom je naar deze bijeenkomst? Waarom blijf je?" "Wat bent u bereid te doen om bij te dragen aan het succes van deze bijeenkomst? Wat bent u niet bereid zijn te doen?" "Wat daden van moed zal ons werk vereist van ons?"

Net zo belangrijk als het is om verbinding te maken met anderen in de kamer, is het ook belangrijk om verbinding te maken met het doel, de reden van ons samenkomen. Een gemeenschappelijke frustratie ervaren door meeting planners is het samenbrengen van mensen, maak een presentatie over het belang van wat er gedaan moet worden, en vervolgens worden voldaan door de stilte.

Hier is een patroon dat we vaak constateren dat wij geloven is aan de wortel van het probleem. De presentator zal besteden vijfenvijftig minuten van de vergadering van een uur een presentatie over waarom het onderwerp belangrijk is. Met nog vijf minuten aan de presentator zal gaan vragen of er vragen zijn. Niet te willen naar de enige persoon die staat tussen de groep en uitstappen van de vergadering op tijd, durft niemand het verhogen van hun hand.

Wij stellen voor een herschikking van de tijd door middel van niet meer dan twintig minuten om informatie te presenteren en vervolgens met behulp van het resterende bedrag van de tijd voor vraag en antwoord en discussie. Voordat u begint met een vraag-en-antwoord-sessie, hebben de mensen samen te bespreken hun vragen eerst. Dit proces van het spiegelen met anderen voordat je produceert betere vragen en helpt het proces vlot te laten verlopen.

Reflecterende eerste kan ook worden gebruikt om de discussie te stimuleren. Na het maken van een presentatie, kunt u vragen de aanwezigen om samen nadenken over wat hen interesseert over wat u hebt gezegd, wat ze willen meer weten over.

Bij het maken van presentaties, dood te vermijden door PowerPoint. Een presentatie met behulp van PowerPoint-dia's kunnen een krachtig middel om het overbrengen van informatie visueel te worden. Maar in het donker zat te kijken naar beelden op een scherm stimuleert passiviteit. Gebruik PowerPoint spaarzaam en houdt het interessant.

Ontdek de dingen zoals ze zijn-Bouw een Shared beeld van de huidige situatie. Een gemeenschappelijke zorg die wij horen is, als we brengen verschillende mensen samen de bijeenkomst zal in een scheldpartij ontaard met iedereen bepleiten hun oogpunt, niet luisteren naar anderen or incorporating 'standpunten. Dat komt omdat leiders zien de dingen op een manier, een andere volgelingen. Klanten of cliënten hebben hun eigen perspectief. Buitenstaanders, zoals buren of leden van concurrerende organisaties hebben nog een ander uitzicht.

De eenvoudigste manier om begonnen met de bouw van dit basisscenario is om mensen te vragen uit te leggen aan elkaar hoe ze hun werk doen. Individuele antwoorden leert iedereen over de uitdagingen die zij aan op een dagelijkse basis. Tezamen zullen zij laten zien hoe het hele systeem werkt. Wanneer mensen begrijpen hoe het hele systeem werkt, raken ze eerder bereid zijn om oplossingen die het hele systeem doeltreffend te werken ondersteunen.

Stel dat u werkt met moeder-de leraar van je school Association (PTA) aan de voedingswaarde van het voedsel geserveerd in de kantine te verbeteren. Je zou kunnen beginnen met uw zoektocht naar gemeenschappelijk inzicht door te vragen de verschillende mensen die betrokken zijn bij de kwestie over te praten vanuit hun perspectief. De koks kunnen praten over de beperkte aanvoer hebben om mee te werken en de tijd die zij onder druk. De school beheerders kunnen praten over de federale richtlijnen die moeten worden voldaan en de budgettaire beperkingen zijn ze onder. De ouders kunnen worden bezorgd over het vet, zout en suikergehalte in het voedsel, zonder welke de studenten zou kunnen klagen dat het eten saai is. Elk van deze perspectieven is een stukje van een puzzel. Zet ze allemaal samen en je krijgt het hele beeld dat moet worden onderzocht als er duidelijke oplossingen moeten worden gevonden.

Een andere benadering is het stimuleren van nieuwsgierigheid door mensen te vragen af te breken en ideeën weer in elkaar zetten. Bijvoorbeeld, een groep van de bestudeerde systemen die in een ziekenhuis door de aanwijzing van een persoon als patiënt. Het dragen van een broodje aan boord, deze patiënt reisde van tafel tot tafel, elke tabel die een ander ziekenhuis procedure. Op elke tafel, deelnemers schreven een beschrijving van wat ze zouden doen voor de patiënt en hing die op in de sandwich boord. Tegen het einde van de activiteit, de toelichting op de sandwich raad vertegenwoordigde de volledige ervaringen van patiënten zoals gedefinieerd door de hele groep.

Een andere benadering is om mensen te helpen ontdekken wat ze al kennen. Tijdens een vergadering op een firma die nodig zijn om de bedrijfscultuur te hervormen, vroegen we mensen om hun eerste dag op de baan te beschrijven. Als mensen hun verhalen vertelden, men ontdekte de geschiedenis van de organisatie, het onderwijs elkaar hoe dingen tot stand kwam.

De eerder genoemde benaderingen ondersteunen van mensen en ideeën uitwisselen problemen met mensen die ze meestal niet te praten. Dit betekent het creëren van gesprekken die de traditionele grenzen-managers met werknemers te spreken kruis, de afdeling verkoop te praten met de productie, en stedelingen praten met de plant manager. Het betekent dat leraren, ouders en leerlingen met elkaar te praten over kwesties curriculum. Het betekent dat artsen, verpleegkundigen, patiënten, en verzekeringsmaatschappij leidinggevenden met elkaar te praten over de kwaliteit van de gezondheidszorg.

Wanneer mensen samenkomen om hun opvattingen over de wereld op deze manier te delen, de lichten gaan.

Elicit de dromen van mensen-Bouw een Shared foto van waar je Wanna Go. Heb je ooit gemerkt dat wanneer je besluit dat je wilt een nieuwe auto te kopen, je begint overal om die auto te zien? Na een duidelijk beeld van de huidige situatie (je hebt een nieuwe auto), en een duidelijk beeld van waar je naartoe wilt (zelf een nieuwe auto), je hersenen laat in de nieuwe informatie. Nu zijn deze auto's altijd daar waren, maar omdat je een duidelijk beeld van de toekomst die u wilt uw hersenen te maken begint de mogelijkheden zie je nog niet eerder te zien.

We hebben gevonden de kunsten aan een krachtig instrument zijn voor het creëren van een beeld van waar de mensen naartoe willen. Artistiek talent is niet vereist, alleen de bereidheid om een persoonlijke visie op de toekomst te delen.

Bijvoorbeeld, zou u uit te nodigen de leden van uw team om eenvoudige tekeningen te maken die een beeld een aspect van de toekomst die ze van dromen. Zelfs ruwe schetsen kunnen uitvoeren krachtige boodschappen over de toekomst.

Soms vragen we mensen om korte sketches die ze tonen vijf jaar in de toekomst te creëren. Als ze zich uit de toekomst, ze tonen ons hoe dingen kunnen worden, geven leven aan hun verbeelding.

Het creëren van "levende sculpturen" is een andere aanpak. Een keer, toen we bezig waren met een groep mensen in het midden van het creëren van een nieuwe organisatie, vroegen we hen om worden het organogram, staande in de groeperingen opgeroepen. Aangezien de nieuwe organisatorische regelingen tot leven kwam, de teamleden ontdekt wat ze graag en niet graag over hun plannen voor de toekomst.

Schrijven kan ook gebruikt worden om de toekomst te onthullen. Probeer om mensen te vragen zich voorstellen vijf jaar in de toekomst en besteden slechts vijf minuten schrijven over wat ze zien in een vrije-vloeiende, open stijl. De inzichten die naar voren komen zal je misschien verbazen.

Misschien bent u over het gebruik van dubieuze de kunsten op deze manier. We hebben geconstateerd dat de meeste mensen bereid zijn om deel te nemen aan oefeningen als deze zo lang als ze dat artistiek talent is niet nodig te begrijpen. Het geheim is te zeggen: "Dit gaat niet over kunst. Wij zijn hier niet om het eindresultaat te beoordelen. We willen tekenen [of parodieën, of schrijven] als een manier om het blootleggen van het toekomstig gebruik."

Als u nog steeds verlegen weg van de artistieke aanpak, probeer eenvoudige conversatie. Nodig mensen uit om te doen alsof het is vijf jaar vanaf vandaag. Vraag hen te bespreken wat ze doet, hoe ze samenwerken, wat hun nieuwe werkplek, kerk, school, of de gemeenschap er uit ziet. De sleutel is om het gesprek te voeren in de tegenwoordige tijd, alsof de toekomst is nu-niet bespreken hoe je het zou willen worden, maar hoe het 'is'.

Veel gevarieerde observaties zullen voortkomen uit deze discussie, maar in de tijd een aantal gemeenschappelijke thema's zullen opduiken. Deze thema's vormen de gedeelde beeld van de toekomst het doel waarnaar je werk zal worden geregisseerd.

Moedig creativiteit bouwt u uw gedeelde foto's van waar je bent en waar je naartoe wilt. Wij doen dit door middel van een verscheidenheid van methoden. Overdrijving is een van hen. Bijvoorbeeld bij het werken aan de supply chain te verbeteren op een Air Force Base, vroegen we de deelnemers hoe zij zich kunnen identificeren sabotage het proces. Verkennen hoe we het proces te maken niet voorzien ideeën voor wat nodig was om de supply chain project tot een succes te maken.

Een andere benadering is "een uniform concept denken." Bij het ontwerpen van nieuwe organisaties, hebben we vaak vragen de deelnemers om de organisatie op basis van een enkel criterium, zoals customer service of kwaliteit design. Op deze manier, de deelnemers zijn in staat om dieper ingaan op die variabele zonder zich te bekommeren over andere beperkingen. Later vragen we mensen om de beste ideeën te integreren uit elke categorie van een uniform concept denken.

Nog een andere is het concept van een idee een eerlijke, waarin mensen bezoeken verschillende stands waar ideeën worden gepresenteerd. Voor het verlaten van elke cabine, noteer de deelnemers opmerkingen over een notitie, waarin het idee makers veel input geeft vanuit verschillende perspectieven.

Beslis over wie wat de toekomst te creëren Je hebt afgesproken. Vergadering leiders en deelnemers vaak over wat er gebeurt als ze samen komen om dingen gedaan te krijgen gefrustreerd. In plaats van met energie en enthousiasme, duidelijk over waar ze naartoe, ze laten vaak verward over de toekomstige richting. Onduidelijke besluitvormingsprocessen zijn vaak de oorzaak. Om deze negatieve gevolgen te voorkomen zijn er drie dingen zorgen te maken over hier: de hoe van het besluit, de wat, en de WHO.

De groep moet van tevoren weten hoe Het gaat om te beslissen. Er zijn verschillende opties. De leider kan gewoon beslissen, de leider kan mensen vragen om aanbevelingen te bieden en vervolgens beslissen of de groep kan het gezamenlijk besluit te maken, met iedereen met een gelijke stem. Elk van deze benaderingen kunnen worden geldig. Wat is het meest belangrijk is dat de methode die u kiest duidelijk is en door iedereen begrepen.

Identificeren wat moet worden gedaan kan worden behandeld door eenvoudige brainstormen. Soms leiders hebben al een idee van wat er gedaan moet worden. Ze kunnen hun eigen lijst met als startpunt en vraag de mensen toe te voegen aan of van de lijst af te trekken.

In andere gevallen zal de groep vanaf nul beginnen. Een techniek die we hebben gevonden nuttig is om iedereen zijn ideeën jota van wat er moet gedaan worden op plaknotities. Post alle notities op een ezel of een muur, en de groep soortgelijke aantekeningen samen. Geef elke groep een naam en zijn voor elke groep de belangrijkste taak en de subtaken die moeten worden gedaan.

Een andere aanpak is het creëren van een tijdslijn op een groot vel papier geplakt op een muur. Nodig mensen uit om te bepalen wat er gedaan moet worden en hebben ze hun ideeën over jota plaknotities. Dan laten plaatsvinden elk idee op de tijdlijn op de plaats waar het moet gebeuren. Op deze wijze een plan zal komen.

Ten slotte is er de WHO. Nogmaals, er zijn verschillende benaderingen. De leider kan benoemen mensen verantwoordelijk te zijn voor elke taak. Vrijwilligers kunnen worden opgeroepen voor, misschien door het creëren van een teken-up sheet. Een gemengde methode is om iemand toe te wijzen aan een taak te leiden en vervolgens hebben mensen vrijwilliger te werken aan de taak.

Een meer geavanceerde versie van de sign-up sheet is het identificeren van de soorten van mensen die zouden moeten worden betrokken bij een bepaalde taak. U kunt dan vragen mensen om als vrijwilliger voor de taken op basis van de beschikbare slots.

Gezien de geconstateerde wat en de die, is het essentieel dat u de genomen besluiten te herzien en ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt wat er is besloten en wie wat gaat doen.

Woon aan het einde: Betaal net zoveel aandacht aan Endings als jij aan Beginnings. Klinkt dit voor de hand? Niet per se. Onlangs nam Dick een aantal lessen in spreken in het openbaar. Op een gegeven moment, de instructeur vroeg hem hoe hij sloot zijn toespraken. "Ik heb meestal eindigen met een vraag-en-antwoord sessie," antwoordde hij.

"Absoluut de verkeerde manier om een toespraak einde," zei de instructeur. "Als de vragen en antwoorden geleidelijk peter is, hoeft u niets te verdwijnen. Het effect van uw toespraak vervaagt mee."

Als u niet wilt dat uw vergaderingen tot het einde op een janken, moet u zo veel denken en de aandacht gebracht afscheid te nemen als je gedaan hebt om te zeggen hallo.

In ons werk, we willen afsluiten met de tijd te nemen besluiten en overeenkomsten te herzien, zodat iedereen zeker is wat er is besloten en wat zijn de volgende stappen. Dan kunnen we samen reflecteren op het werk dat is voltooid. We vragen mensen om te bepalen wat ze waardeerden over het werken met anderen. Wat hielp het werk soepel te laten verlopen? Wat bezielde creativiteit? Welke momenten waren leuk? Soms vieren we ons werk samen met voedsel en drank. We hebben geen haast, noch het einde doen we het uit te slepen.

Iedereen verlaat bijeenkomsten met gedachten over hoe ze kunnen worden verbeterd. Waarom niet doen deze gesprekken in uw vergadering, zodat u de manier waarop u werkt samen verbeteren? Als u uw bijeenkomsten eindigen met de vraag de aanwezigen, "Wat hebben wij het goed doen vandaag en wat hebben we nodig om het anders te doen de volgende keer ontmoeten we?" Wij garanderen dat uw vergaderingen te verbeteren.

---