E-mail is een snelle vervanging van faxen en gewone post als de primaire vorm van schriftelijke communicatie. De mogelijkheid om berichten te versturen over de hele wereld in een paar seconden bezit echte voordelen ten opzichte van andere vormen van communicatie, zodat men kan deze vorm van communicatie verwachten om te groeien in een zeer snel tempo. Gebruik van e-mail daadwerkelijk zal verbeteren de manier waarop anderen je bekijken. Gebruik deze tips om een effectieve hedendaagse communicator.
-
Maak de reacties een prioriteit communiceren - met name die welke door de klanten. Het zal indruk op hen. Inspelen op dezelfde dag is ideaal - binnen het uur zal de hel indruk van ze!
-
Houd uw communicatie minder formeel dan je normaal zou doen. Bijvoorbeeld, is het niet nodig om mensen te laten weten dat u antwoord op hun brief van die en die datum. Ze weten al deze details.
-
Houd uw berichten kort. Dit zal niet alleen uw compositie te verminderen en het downloaden van tijd, maar zal ook besparen de lezer uploaden tijd en onnodige vermoeide ogen.
-
Als uw bericht te lang is, overweeg verzenden als een bijlage, zodat de lezer een beoordeling off-line.
-
Schrijf in korte alinea's te krijgen duidelijke boodschappen over te brengen. Laat een lege regel tussen alinea's duidelijk te maken wanneer u verandert gedachten of onderwerpen.
-
Altijd een titel in de onderwerpregel. Maak uw titel beknopt en dwingend.
-
Gebruik de "CC" in als u denkt dat uw informatie kan van belang zijn voor anderen. Als u echter liever niet laten de lezer weten dat je het versturen van de e-mail naar anderen, ook deze mensen in uw "BCC" box.
-
Vermijd het verzenden van geluid en foto's, tenzij je in staat bent om ze te comprimeren. Als dat niet gebeurt zal verlengen het downloaden veel tijd en veroorzaken uw lezer ergernis.
-
Print en bewaar een hard copy van belangrijke e-mails en uw antwoorden daarop.
-
Gebruik niet allemaal hoofdletters. Het is niet regelmatig gedaan en moet niet worden gedaan in de e-mail. Mensen voelen zich alsof je schreeuwen naar hen.
-
Hoewel e-mails lijken prive, zijn ze niet. Zij kunnen worden doorgegeven aan of opgehaald door mensen met wie je niet van plan was te communiceren. Wees voorzichtig met je taal en humor.
-
Wees bewust van de berichten die u doorgeven. Doe zo heel selectief. Berichten over het virus waarschuwingen en wedstrijden kunnen belang of u vermaken, maar ze kunnen vervelend voor anderen. Toestemming vragen van de mensen voor het downloaden van informatie die buiten de grenzen van uw reguliere communicatie.
-
Bij de beantwoording, dubbel-check om ervoor te zorgen dat u uw reactie alleen Persoon A stuurt, en niet aan een groep listserv.
-
Omvatten niet de volledige tekst van wat u ontvangen in uw kerende post, tenzij het kort is. In plaats daarvan overwegen kopiëren alleen die delen die u beantwoorden.
-
Hoe beter e-mailprogramma's kunt u ongewenste e-mail filter. Anderen die minder van belang kan zijn kunnen worden gedumpt in een map voor herziening wanneer u wat vrije tijd