Meest taakomschrijvingen een vereiste voor effectieve communicatie vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Helaas, veel mensen vinden het moeilijk om hun ideeën te uiten op papier, en dus om effectief te communiceren, zowel binnen als buiten hun organisaties. Hier zijn enkele suggesties voor het verbeteren van uw schrijfvaardigheid:
-
Denk na voordat je schrijft. Zou wat je nodig hebt om te communiceren beter verbaal uitgedrukt? De belangrijkste redenen voor schriftelijke documentatie zijn: een belangrijke beslissing moet worden genomen; u te maken met een complex vraagstuk, het materiaal moet worden onderzocht voordat een besluit wordt genomen.
-
-
In het begin staat de reden waarom het is geschreven.
-
Vervolgens, met name in het geval van een beroep memo, laten we alle mensen die het document te lezen weten wat van hen wordt verwacht.
-
Ten slotte bieden de informatie die door de lezers.
-
Wees kort en to the point - uw sleutel ideeën moeten duidelijk afsteken.
-
Begin met de lezers te laten weten wat de waarde van uw nota. Verleiden hen met inleidingen, zoals "Dit rapport zal onthullen hoe de corporatie kunt maximaal 15 miljoen dollar!"
-
Probeer een positieve draai te geven aan uw bericht. Bijvoorbeeld, kunt u een verklaring afleggen, zoals 'beleid van het bedrijf vereist dat je niet roken in het gebouw "een positieve verklaring door te zeggen:" U bent welkom om te roken in de binnenplaats. "
-
Toon lezers hoe de voordelen van invloed op hen. Het converteren van een "ik" in een "u" vaak kan dit doen. Bijvoorbeeld: "Ik weet dat we kunnen aanzienlijke voordelen bieden meer dan onze concurrentie 'kan worden veranderd in" Wij zouden graag de voordelen die u krijgt te tonen. "
-
Laat uw lezers weten te allen tijde dat u een scherp besef van wat hun behoeften zijn. Dit zal hen motiveren om de acties die u nodig heeft.
-
Houd punten kort, vooral de eerste. Als het materiaal lijkt gemakkelijk te lezen, zal de ontvangers krijgen in het vlees van het document voordat ze het weet. Varieer de lengte van de punten in het stuk, maar probeer ze allemaal te houden relatief kort.
-
Voorkom verstopping van uw document met details. Sla achtergrond en technisch materiaal voor bijlagen of bijlagen. Waarschuw uw lezers om hun bestaan door te verwijzen naar hen: "Zie Bijlage A."
-
Gebruik eenvoudige taal en vermijd vakjargon, tenzij het deel uitmaakt van de normale woordenschat uw lezers.
-
Vermijd herhaling. Aandacht vestigen op belangrijke ideeën door de opmaak en plaatsing binnen het document.
-
Stuur alleen kopieën naar relevante collega's. Mensen die een kopie zonder hen verwachten dat ze zullen worden verward en kan u vermoedt spelen kantoor politiek.
-
Model uw schrijven op uitstekende voorbeelden. Maak kopieën van het schrijven dat u de indruk en houden ze op bestand.
-
Vermijd gender bias in uw schrijven. De volgende technieken zijn nuttig bij de behandeling van de moeilijke "hij / zij" probleem:
-
Gebruik meervoud onderwerpen. Bijvoorbeeld: "De manager regelmatig moet voldoen met zijn verkopers" kan worden uitgedrukt als "Managers moeten regelmatig bijeenkomen met hun verkopers."
-
Gebruik meervoud of neutraal voornaamwoorden. Bijvoorbeeld: "Geen mens is een eiland" kon worden "Niemand is een eiland," of zelfs "Wij zijn geen eilanden."
-
Gebruik neutrale zelfstandige naamwoorden in plaats van enkelvoudige voornaamwoorden. Bijvoorbeeld: "Vraag hem wie weet" kan worden "de persoon die weet Vraag het aan."
-
Vermijd bezittelijk voornaamwoorden. Bijvoorbeeld: "De manager moet vertellen zijn volk" kan worden uitgedrukt als "De manager moet het personeel vertellen."
-
Schrijf alsof je spreekt met je collega's. Een gemoedelijke stijl is meer toegankelijk en leesbaar is dan hoogdravend, formele taal.
-
Lees uw werk hardop om te zien of het klinkt goed. Breng wijzigingen indien nodig, en las het hardop opnieuw totdat het werkt.