Wat betekent E Mail Mean voor CMR

Aangezien e-mail blijft de koning van het internet als de meest gebruikte functie is het de moeite waard stap terug te denken over hoe e-mail kan ons helpen de klanten meer macht te geven in de ontwikkeling van relaties. Het is niet alleen een kwestie van hoe veel is te veel of hoe veel e-mail klanten zullen accepteren. Het is belangrijk om de sterke en zwakke punten van e-mail weten, hoe sommige bedrijven gebruiken het slecht voor CRM, de beste manier om het te gebruiken voor CMR-stoffen en welke voorzorgsmaatregelen te nemen.

Iedereen onder de dertig kunnen vinden het moeilijk te geloven dat we niet altijd e-mail. Terug in 1968, toen het Amerikaanse ministerie van Defensie ontwikkelde ARPANET, de voorloper van het internet, programmeurs en onderzoekers kunnen gebruik maken van een programma genaamd SNDMSG waardoor ze berichten achterlaten voor elkaar, maar het programma was bedoeld om de uitwisseling van berichten tussen gebruikers alleen die deelden dezelfde machine. In 1971 werd een computer ingenieur genaamd Ray Tomlinson begon te spelen met SNDMSG op zoek naar een manier om bestanden tussen de verbonden computers op afgelegen locaties. Hij koos voor het @-symbool om onderscheid te maken tussen berichten die naar de mailbox in de lokale machine en berichten die op weg waren uit op het netwerk. "Het toevoegen van het ontbrekende stuk was een no-brainer", aldus Tomlinson, "net een kleine aanvulling op het protocol. Ik gebruikte het @-teken te geven dat de gebruiker is 'bij' een andere gastheer in plaats van lokaal. "In 1973, een studie bleek dat 75 procent van alle verkeer op ARPANET was e-mail. Gevraagd wat inspireerde zijn uitvinding, zijn antwoord komt terug als ondramatische als het evenement zelf, "Voornamelijk omdat het leek een mooi idee. Er was geen richtlijn om uit te gaan uitvinden en e-mail. "

Nu, dankzij het gebruik Tomlinson van het @-teken wij kunnen verzenden of persoonlijke en zakelijke berichten met betrekking tot ontvangen en met de komst van Multipurpose Internet Mail Extension (MIME) en andere codering regelingen, kunnen we bijlagen toe te voegen: foto's, opgemaakte documenten, zelfs muziek en computerprogramma's. Wanneer u een e-mail bericht wilt verzenden, uw computer routeert naar een Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) server. De server kijkt naar de e-mail adres (vergelijkbaar met het adres op een slak mail envelop), vervolgens doorstuurt naar de ontvanger mail-server, op te slaan totdat de geadresseerde het ophalen. Met het gemak van de eenvoud en snelheid, is het geen wonder e-mail is uitgegroeid tot de meest populaire dienst op het internet.

Voordelen voor de CMR

E-mail biedt een aantal sterke punten voor CMR communicatie met klanten. Eerste, natuurlijk, het is goedkoop. En het is snel en gemakkelijk te gebruiken-in een paar seconden kun je berichten sturen in de tijd-zones, en in veel gevallen, e-mail is een goede manier om een antwoord te krijgen snel. Je krijgt nooit een drukke signaal wanneer u een e-mail-nou ja, bijna nooit. Er zijn momenten waarop mailbox van uw klant kan worden vol, maar dat is vrij zeldzaam is. You never end up playing telefoon tag. De mogelijkheid om grote aantallen klanten contact met een enkele handeling opent nieuwe mogelijkheden voor efficiëntie (terwijl op hetzelfde moment, waarin wordt opgeroepen tot waarschuwt). Ten slotte, e-mail kan vergemakkelijken het dialoogvenster dat zo belangrijk is voor CMR als de klant en het bedrijf worden betrokken bij discussie. In een Direct Marketing Association studie van e-mail praktijken van direct marketeers, bijna twee derde van de respondent bedrijven die e-mail is de meest effectieve klantenbinding tool.

Mogelijke nadelen

Op de keerzijde kunnen de deelnemers in een e-mail discussie noch gezien of gehoord; sociale signalen, zoals lichaamstaal en intonatie ontbreken, waardoor het gemakkelijk is voor mensen onoordeelkundig opmerkingen te maken. De American Heritage Book of Engels Usage geeft deze waarschuwing: "Het is moeilijk om te onthouden wat voor soort publiek je bent bij het aanpakken van alles wat je kunt zien is de tekst op een scherm. Er is niemand zitten rond een tafel. Je kunt niet zien kleren van mensen. Je mist hun gezichtsuitdrukkingen en kan niet vertellen wat toon van de stem die ze gebruiken. ". En deze voorzichtigheid: "Omdat bepaalde vormen van e-mail worden gekenmerkt door een snelle geven en nemen dat gesprek lijkt, moeten ze meer informeel van toon dan conventionele afdrukken schrijven. Als een verzekering tegen een mogelijke ramp, lijkt het een goede praktijk te overwegen of u uw opmerkingen zou uiten in een face-to-face vergadering, en zo niet, waarom niet. Je moet altijd je best doen om na te gaan wie je publiek is en te anticiperen op hoe uw opmerkingen kunnen worden genomen. "

De snelle, gemoedelijke toon van de e-mail correspondentie heeft een reeks van acroniemen schrijvers gefokt gebruiken om toetsaanslagen op te slaan. Overwegende dat dingen als BBL (Be Back Later), BTW (By The Way), en IMO (in mijn mening) zijn prima voor gesprek tussen goede vrienden, het is het beste in zakelijke correspondentie te wissen van alle besturen, behalve degenen die al gangbaar zijn in de Engels taal, bijvoorbeeld, FYI. Net als onorthodoxe voor zakelijke post zijn de e-mail visuele conventies bekend als "emoticons" of "smileys. Beste" Het is om je gelukkig :-) en :-( verdrietig graphics voor nota's aan vrienden te redden.

Voor iedereen die meer dan dertig dit niet klinkt als heel belangrijk advies, maar als meer en meer tieners online socialiseren, zijn middelbare school en de middelbare school docenten steeds meer zien van de luchtige vorm van internetfraude Engels te verplaatsen naar formele schriftelijke studenten schoolwerk. Zoals een vijftien-jarige zegt, "Je bent zo gewend aan verkorten dingen, je begint gewoon doen onbewust op school werk en verslagen en andere dingen." Bijna 60 procent van de online bevolking jonger dan zeventien gebruik van instant messaging, volgens Nielsen / NetRatings.

Simple Is Best

Wat u ziet wanneer u een bericht componeren is niet noodzakelijk wat uw klant ziet bij het openen van uw e-mail. De software en hardware die je gebruikt voor het componeren, downloaden, en verzenden kan totaal verschillend zijn van wat uw klant gebruikt. Er zijn nog steeds een groot aantal e-mail abonnees waarvan de terminals niet over de regelomloop functie tekstregels verwerken van meer dan tachtig karakters, dus is het raadzaam om op de veilige kant en houden aan 65-75 tekens per regel. Ook het gebruik van HTML of Rich Text Format toevoegen fancy lettertypen of kleuren kan riskant zijn. Er zijn veel mensen die kunnen geen berichten verwerken in deze formaten, en uw bericht kan komen door als wartaal, of zelfs leiden tot een computer crash. De eenvoudiger kunt u uw SMS-bericht, hoe meer zekerheid heb je dat de lezer het zal zien als je het meende te zien.

Als voorbeeld, Charles Schwab heeft 4,2 miljoen actieve online rekeningen en bijna 1 miljoen actieve e-mail producten abonnees. Tweeëntachtig procent van al hun transacties worden uitgevoerd online. Schwab geleerd dat AOL-abonnees, die vertegenwoordigen 28 procent-bijna 300.000-van de totale e-mail alerts abonneebestand, kregen een inferieure versie van hun e-mails. De berichten werden ontvangen volledig opgemaakte en miste geen interactiviteit met de website Schwab. Het realiseren van de grote gevolgen die deze slechte klantervaring kunnen hebben voor de tevredenheid van de AOL-gebruikers ', het bedrijf een nieuwe boodschap sjabloon, dat zich dynamisch aanpast AOL geformatteerd code om het uiterlijk van een platte tekst repliceren opgemaakte e-mail. Schwab AOL e-mail gebruikers nu ontvangen van e-mail alerts met top bar navigatie, Schwab branding, duidelijk opgemaakte lay-out, gelijkmatig verdeelde lettertypen en financiële gegevens tabellen en hotlinked ticker symbolen, verbetering van de algehele leesbaarheid en de interactiviteit van de e-mail alerts.

Update Vaak

Het is veel moeilijker om een lijst van e-mail adressen te houden schoon dan is het ook met een postadres lijst. Met internet service providers voortdurend deals te bieden aan consumenten om over te schakelen naar hun service te krijgen (en sommige stopzetting van de activiteiten), de industrie geconfronteerd met belangrijke churn. Van de meer dan 100 miljoen e-mail gebruikers in de Verenigde Staten, ten minste 20 miljoen van die gebruikers veranderen hun e-mail adressen per jaar. Hoewel de kosten van het verzenden van elektronische berichten is beduidend goedkoper dan print mail (een tot vijfentwintig cent ten opzichte van een of twee dollar), is het gemakkelijk om afval geld. Belangrijker is, kunt u zich niet te bereiken belangrijke klanten.

Experts adviseren zorgvuldigheid bij de verwerking van inkomende e-mail, naar niet-bezorgde post, en alle contacten met klanten vastleggen veranderd adressen, en altijd maken het gemakkelijk voor de klanten hun persoonlijke profiel te updaten. Natuurlijk, als je echt betrokken zijn bij CMR, zullen uw klanten zorg genoeg om te zien dat u hun meest recente informatie.

Het is verbazingwekkend te vinden dat in deze tijd, sommige bedrijven nog steeds niet gerealiseerd hoe belangrijk hun e-mail communicatie. Als uw bedrijf in staat is om professioneel omgaan met e-mail, zal het u te voorzien van een all-belangrijk concurrentievoordeel.

En in gedachten houden

Bob Brand van de Newtown Bee in Newtown, Connecticut, biedt extra e-mail advies dat belangrijk is om in gedachten te houden:

Gebruik een rubriek en begroeting: "Ik kan u een bericht dat begint iets als: 'Juno is een bericht verzonden ..." Is deze gericht op mij persoonlijk? Is het uit een e-lijst? Is het ongewenste e-mail? Ik kan niet vertellen. Als mensen persoonlijke mail sturen, heb ik altijd graag zien 'Hallo, Bob' op de eerste lijn. "
Berichten Blijf op een pagina of minder, en doe overquote niet:
Gebruik de juiste artikelen: "De extra tijd die het kost om een bericht te lopen door een spellingscontrole is triviaal. Als ik persoonlijk niet de afzender van het bericht weten, eerlijk gezegd, ik devalueren de kwaliteit van de berichten met spelfouten. "
Gebruik een korte handtekening blok: "Sommige abonnees van e-mail lijsten hebben grote ego's. Ze tonen weinig terughoudendheid als het gaat om zelfpromotie. Als algemene regel geldt dat vijf lijnen worden beschouwd als een bovengrens [voor uw persoonlijke informatie]. "
Minder is meer. "Voor die mensen die de tijd nemen om goed gemaakte brieven opstellen, de kwaliteit schijnt door."
Vermijd overusing HTML: "Heb je de toenemende hoeveelheden van HTML (Hypertext Markup Language) weergegeven in e-mail? Dit e-mail is een spiegel van het oorspronkelijke bericht, maar bevat ook extra ingebed tags omdat het bedoeld is om gelezen te worden met een browser zoals Internet Explorer of Netscape Navigator. De afzender is meestal een ruwe beginner tot het internet en is met behulp van de browser voor het verzenden van e-mail. Ik vind dat netsters met behulp van Microsoft Outlook zijn vaak de ergste boosdoeners. Dit probleem is eenvoudig op te lossen. Voor Outlook-gebruikers, klikt u op Extra \ Options \ Mail Format. Wijzig de instelling van HTML naar Plain Text. Simple.

Een Quick Lesson in E-mail etiquette

Door het opleiden van uw medewerkers over wat kan en niet kan worden gezegd in een e-mail, kunt u uw bedrijf te beschermen tegen aansprakelijkheid lastige kwesties. Een website genaamd Emailreplies.com biedt de volgende adviezen over hoe werkgevers ervoor kunnen zorgen dat zij worden toegepast.

Waarom heeft u e-mail etiquette? Een onderneming moet voeren etiquette regels voor de volgende drie redenen:

Professionaliteit: Door het gebruik van een goede e-mail taal, zal uw bedrijf een professioneel imago overbrengen.
Efficiency: E-mails die krijgen op het punt zijn veel effectiever dan e-mails slecht geformuleerd.
Bescherming tegen aansprakelijkheid: Werknemer bewust te maken van e-mail risico's beschermt uw bedrijf uit kostbare rechtszaken.

Hoe u dwingen e-mail etiquette? De eerste stap is het creëren van een geschreven e-mail beleid. Dit e-mail beleid moet alle van de do's en don'ts inzake het gebruik van e van het bedrijf-mail systeem en moeten worden uitgekeerd aan alle medewerkers. Ten tweede moeten medewerkers getraind worden om volledig te begrijpen het belang van e-mail etiquette. Ten slotte kan de uitvoering van de regels worden gecontroleerd met behulp van e-mail management software en e-mail response tools.

Emailreplies.com De website geeft ook meer details over de eenendertig tips die worden weergegeven op de volgende pagina, evenals links naar monster e-mail policy, e-mail management software, en de respons tools. Het is de moeite waard een kijkje.

Bedrijven die te belijden CRM-marketeers overtreden van deze regels elke dag. Klanten moe van het verwijderen van irrelevante aanbiedingen voor boeken en bloemen die verstoppen hun e-mail ook al in sommige gevallen hebben zij toestemming gegeven ondernemingen te sturen van berichten.

Dit brengt ons bij de lelijke onderwerp van spam, of wat sommigen noemen "UCE", ongevraagde commerciële e-mail een e-mail verzonden naar een ontvanger die geen aanvraag, en die geen voorafgaande relatie met de afzender.

een artikel afkomstig van Lessie Koegel