Formele aanvaarding Document

Share

|

Doel

De formele aanvaarding document legt de instemming van de klant, sponsoren en andere belanghebbenden dat het project is afgerond en voldoet aan de doelstellingen. De meest voorkomende vorm van formele aanvaarding document is de aanvaarding door de klant document, erkent dat het project is ontwikkeld als de klant oorspronkelijk gevraagd.

Aanvraag

Formele acceptatie wordt gebruikt als de juridische erkenning dat het project te leveren prestaties zijn geleverd, zoals bedoeld. Het wordt gebruikt om het project zo volledig certificeren en om het project organisatie vrijlating van alle toekomstige verplichtingen. Vanwege de belangrijke en zwaar contractuele aard van het document, is het doorgaans vroeg in het project ontwikkeld en geëvalueerd met de klant. Het is dan bewaard en gebruikt tijdens de fase of het project closeout processen.

Inhoud

Een formele aanvaarding document kan worden gepresenteerd als een formulier of een brief. Het zal detail op de datum van de oorsprong van het project, het project naam, en de mate waarin (zo niet totaal) van aanvaarding. In het document dat een klant handtekening vereist en wordt gewoonlijk geïnitieerd door het project organisatie, moet zij zodanig zijn ontworpen om uiteindelijk fiets terug naar de project organisatie na te zijn ondertekend. Het kan weerspiegeling van enige voorlopige of mijlpaal aanvaarding documenten die zijn uitgewisseld, maar moet dienen als de ultieme bepalende dat de klant accepteert de deliverables als gegenereerd.

(Klant)

Deze brief wordt bevestigd dat alle resultaten kader van project [naam / nummer] zijn geleverd in overeenstemming met het contract / overeenkomst van [datum]. Interim goedkeuringen voor deze producten werden geaccepteerd en ondertekend op [datum]. Dit dient als bevestiging dat de laatste en de definitieve resultaten kader van het project overeenkomst zijn overgebracht, en wij zoeken uw concurrence.

Als er nog openstaande kwesties of problemen die niet zijn aangepakt

gelieve alert [naam] van onze organisatie zo spoedig mogelijk. We hebben gewaardeerd serveert u in deze inspanning en kijken uit naar onze lopende relatie. Meld u twee exemplaren van deze brief, waarbij een voor uw administratie en terugzending van het andere om ons via de bijgeleverde uzelf geadresseerde, gefrankeerde envelop.

[Handtekening]

X______________________ (Handtekening van de Klant) Date___________________

Benaderingen

Merk op dat de aanvaarding door de klant brief niet verder gaat in een groot deel van details over de aard van de relatie, het soort werk dat werd verricht, de mate van inspanning, of de specifieke kenmerken van het project. In een formele aanvaarding document, de sleutel is een referentie naar een primaire bron documentatie (zoals het contract) en aan de klant handtekening Garner. Sommige klanten kunnen waarnemen eventuele aanvullingen op de formele aanvaarding document als contractuele addenda of als hun goedkeuring of aanvaarding van bepaalde gedragingen of prestaties aspecten die niet zijn geregeld in de overeenkomst of project-overeenkomst.

Met betrekking tot de keuze van een brief of een formulier voor de formele aanvaarding, de brief schept meer van een gevoel van professionele warmte, overwegende dat de vormen kan worden opgevat als koud of pragmatisch. Beide hebben dezelfde functie, maar de aard van de relatie of corporate protocollen mag besturen het gebruik van een tegenover de ander.

Overwegingen

Omdat de formele aanvaarding document een inzet van de kant van de klant vereist, en omdat deze toezegging geeft de projectorganisatie van verdere verplichtingen (behalve die in het contract omschreven), kunnen sommige klanten gebruik maken van de uitgifte van de formele aanvaarding document als een kans lastminute concessies te halen uit het project organisatie. Het is belangrijk op te merken dat de aanvaarding document weerspiegelt het project, zoals contractueel vastgelegd, en hoewel organisaties kunnen ervoor kiezen om toe te treden tot laat in de verzoeken van de klant, geen grote verschuivingen in projectmatige aanpak of levering mogelijk moeten worden erkend als een contract addenda of binnen het lichaam van de formele aanvaarding document.

---