eMail / eMail Protocol

Share

|

Doel

E-mails zijn in het algemeen informele interne documenten voor het delen van informatie. Ze creëren een document opnemen en een geschiedenis van de informatie transacties, maar doen zonder het keurslijf van een memorandum (zie later meer). Hoewel beschouwd informele, e-mail transacties formele gewicht kan dragen in gerechtelijke procedures en worden beschouwd als onderdeel van het historische record van de organisatie.

Aanvraag

E-mails kunnen worden gebruikt in vrijwel elke omgeving en voor bijna elk type van informatie-uitwisseling of overdracht. Ze worden gebruikt wanneer er behoefte is om informatie te delen snel, grondig en asynchroon. Ze worden gebruikt wanneer de record kan belangrijk zijn voor het succes van de communicatie-lus, maar is niet noodzakelijk van historische betekenis.

Inhoud

Hoewel de informatie inhoud van e-mail op grote schaal is gevarieerd, veel van de informatie in het document headers is consistent. Header informatie bevat een datum, de naam en e-mail van de verzendende partij, de naam (namen) en e-mail (s) van de ontvanger (s), en het onderwerp opgenomen. De informatieve inhoud in de e-mail kan worden op korte of lange vorm. Het kan van een formele of informele aard zijn, maar dient altijd te worden behandeld als het zou kunnen worden onderhouden als onderdeel van de permanente record.

Benaderingen

In crafting e-mail, zijn er een aantal mogelijke benaderingen. Project managers in sommige organisaties zal bepalend zijn voor de "Subject" informatie-formaat op te nemen alleen specifieke data-elementen, zoals het werkpakket nummer, projectnaam / code en / of de aard van de e-mail (bijvoorbeeld, goedkeuring vragen, informatieve, klantgegevens , vorm bijgevoegd). Door het genereren van specifieke regels voor wat informatie kan worden opgenomen in het onderwerp post, e-mail sorteren en filteren kan sneller worden gedaan.

Voorbeeld e-mailprotocol

Voor alle project e-mail, wordt het onderwerp als volgt:

(Work Package Number) - (Naam) - (Natuur)

• Werk pakket nummers kunnen worden afgeleid uit de WBS, opgeslagen op het LAN op w: / project / projectfile.mpp.

• Naam wordt de naam van het werkpakket betrokken (bijv. Stichting Opgraving) • Natuur wordt een van de drie volgende categorieën:

Goedkeuring aanvraag

Informational Data (bijgevoegd)

Als een e-mail niet direct gerelateerd aan een specifiek werkpakket, wordt de koptekst luidt als volgt:

(Naam van het project)-Project Support-(Natuur)

Geen e-mail bevat een "parcours" van meer dan vier verleden e-mail transacties zonder een samenvatting van deze transacties in de eerste paragraaf van de e-mail.

Wat de inhoud van de e-mail zelf, moet een aantal fundamentele protocollen worden gevolgd. Gebruik van alle hoofdletters voor elk woord of reeks van woorden wordt over het algemeen gezien als schreeuwen. Een dergelijk gebruik moet worden geminimaliseerd. Ook u het woord vaak wordt gezien als beschuldigende in e-mail transacties. Hoewel niet kan worden opgeheven, moet het gebruik ervan zijn zeer zorgvuldig overwogen. En omdat de e-mails snel worden afgehandeld en kan worden uitgezonden op een groot aantal partijen van het project, de lijst van de ontvanger moet worden beperkt tot degenen die direct beïnvloed door de e-mail informatie's.

Overwegingen

De directheid van e-mail is zowel vloek en zegen. Het is nuttig in het project van het milieu, omdat het vaak noodzaak van een onmiddellijke overdracht van informatie. Het kan schadelijk omdat het soms een "verwarmd" respons stimuleert, zonder tijd om de lange termijn gevolgen van een dergelijk antwoord te overwegen. Weinig e-mails zijn zo kritiek dat een 5-minuten cooling-off periode niet kan worden toegepast. In omgevingen waar de gevoeligheden hoog of waarin e-mail heeft betrekking op in het verleden gegenereerd, zoals een wachttijd kan heel goed worden geadviseerd.

---