Kickoff Meeting Agenda

Share

|

Doel

De kickoff bijeenkomst is een van de meest essentiële onderdelen van de planningsfase, want dit is de vergadering waarin teamleden, project managers, verkopers, en de klant samen te brengen voor de eerste keer. Het is de gelegenheid om het decor voor de rest van de relatie. Zo is de kickoff meeting agenda van een van de eerste echte planning documenten wordt bij universeel gedeeld worden met alle projectdeelnemers. Het biedt de contouren van wat er zal gebeuren op de kickoff meeting.

Aanvraag

Een kickoff meeting agenda wordt gebruikt voor zowel de interne en externe vergaderingen aftrap om deelnemers te informeren over de te behandelen onderwerpen, de planning en de algemene opzet van de bijeenkomst. Het is bepaald, van tevoren aan alle deelnemers zodat ze de tijd om de vergadering van aanpak te evalueren en om te bepalen of er sprake is van aanvullende informatie die zij zullen moeten voorafgaand aan de vergadering te verzamelen.

Deze vergaderingen kunnen intern gebruikt worden om ervoor te zorgen dat alle deelnemers dezelfde boodschappen overbrengen naar de klant. Ze kunnen gebruikt worden met externe stakeholders om een gevoel van opwinding over het project te bouwen en ervoor te zorgen dat de visie van de projectorganisatie voor de inspanning is afgestemd met de visie van de klant. Interne en externe aftrap bijeenkomsten worden doorgaans verschillende vergaderingen met verschillende doelstellingen. De gemeenschappelijke elementen bevatten voor zowel de inspanning om het team te bouwen en de verduidelijking van de doelstellingen van het project.

Inhoud

Kickoff bijeenkomsten moeten een algemeen overzicht van het project en de aanpak van de project organisatie aan het leveren van het project. Maar de bijeenkomst biedt vaak de eerste (en in sommige gevallen alleen) de gelegenheid voor alle belanghebbenden van het project in te voeren en om hun rol in het project te verduidelijken. Een schets voor een nogal uitputtend kickoff meeting kan ook veel van de oorspronkelijke planning van activiteiten ook.

Sample Kickoff Meeting Agenda

1,0 Welkom en Project Overzicht

De ontvangst wordt vaak uitgevoerd door de project manager, maar deze taak kan ook dalen tot een senior executive niveau binnen de organisatie. Sommige organisaties geven de voorkeur aan high-level executives invoering van het project geven de deelnemers een gevoel van het relatieve niveau van het belang van de inspanning.

Het overzicht hier moeten rechtstreeks te trekken uit het contract, verklaring van het werk, of memorandum van overeenstemming dat is het besturen van de inspanning. Hoewel de aanpak van de projectorganisatie aan het werk kan worden besproken op een hoog niveau, dit is een algemene verklaring van de omvang en opzet.

2.0 Introductions: Rollen en verantwoordelijkheden

De invoering van de teamleden en hun rol kunnen gelegenheid bieden voor teambuilding-activiteiten. Teamleden moeten niet alleen het vaststellen van hun organisaties, maar ook de aard van het werk dat zij zullen voeren over het project, dit kan een kans bieden voor teambuilding-activiteiten via gedeelde introducties (onder de teamleden en de invoering van praten met elkaar) of via andere introductie creatieve benaderingen.

Ongeacht de aard van de inleidingen, moeten zij in de tijd beperkt, anders kan deze activiteit mogelijk van invloed op de rest van het schema van de vergadering is indien niet gecontroleerd en goed gecontroleerd.

3.0 Project Intent

Deze component kan worden uitgevoerd door de klant en / of project sponsoren. Zij presenteren hun visie op wat zij geloven dat het project moet bereiken en hoe de inspanningen zullen worden verricht. Hierdoor kan de klant en / of sponsor om hun visie op de toestand van hun organisatie in te voeren nadat het project is voltooid. Het kan ook dienen als bevestiging van de aanpak van de project organisatie als de vergadering wordt voortgezet.

4.0 Intent Q & A

Een korte, in de tijd beperkte vraag-en-antwoord sessie kunnen de belanghebbenden te bevestigen hun begrip van het project opzet.

5.0 Projectaanpak

Dit onderdeel zal worden uitgevoerd door de projectleider of zijn aangewezen te beoordelen hoe het project de organisatie van plan is de bedoeling het project te bereiken. Dit moet een hoog niveau herziening van een aantal onderdelen van het project, met inbegrip van planning, gedeelde verplichtingen (tussen het project en klant organisaties), en communicatie strategieën om het best mogelijke resultaat te garanderen. Dit is vaak de enige component van de langste kickoff bijeenkomst.

6.0 Aanpak Q & A

Een korte, in de tijd beperkte vraag-en-antwoord sessie kunnen de belanghebbenden te bevestigen hun begrip van het project aanpak.

7,0 Breakout Reviews

In grotere projecten is het vaak noodzakelijk te breken de aanwezigen in de afzonderlijke projectgebieden of functionele groepen mogelijk te maken voor een meer gedetailleerde analyse van de aanpak. Als dit het geval is, de projectmanager moet een directe vertegenwoordiger op elk van de subteams, met de bedoeling dat ze terug zullen verslag uitbrengen over hun bevindingen en discussies in die groep. Die Subteam leiders zullen dienen als de kleinere groep bemiddelaars, en moet een overzicht opgesteld van wat ze bespreken en de reikwijdte van hun project inspanningen.

8,0 Breakout Q & A

Een korte, in de tijd beperkte vraag-en-antwoord sessie kan de Subteam leden te bevestigen hun begrip van wat er gezegd is in de breakout-reviews.

9.0 Stakeholder Vastleggingen

Tijdens de Intent, zijn aanpak, en Breakout sessies, belangrijk project vaak toezeggingen gedaan, waaronder belooft ondersteuning, documentatie, of middelen binnen een bepaald tijdsbestek. Zoals de vergadering zijn dicht nadert, moet deze verbintenissen worden gedocumenteerd en getoetst aan een gemeenschappelijk begrip van welke activiteiten in behandeling zijn en welke maatregelen moeten ervoor zorgen items worden aangepakt.

10,0 Vooruitgang en volgende stappen

Het project manager of senior executive moeten sluiten van de vergadering door het herhalen van de volgende stappen op het project, met inbegrip van alle belangrijke activiteit in de komende week of maand. Er moet ook een herhaling van de prestaties die tijdens de vergadering aan de waarde van de groep activiteiten te versterken.

Benaderingen

Afhankelijk van de omvang van het project, kunnen de vergaderingen van deze aard een uur of meerdere dagen. In ieder geval moet de bepaling over de duur van het project weerspiegelt de relatieve omvang en complexiteit. Een 6-week project waarbij 3000 teamleden kan, uit noodzaak, moet een 2-daagse aftrap. Een 2-jaar durend project met een team van drie mogen alleen behoefte aan een uur of twee van de toetsing te krijgen van het project gaan. Bovendien moet het projectteam zorgen dat het recht vergadering wordt gehouden. Interne aftrap bijeenkomsten zorgen voor een gemeenschappelijk begrip van interne transacties, communicatie en interacties in een vrije en open omgeving. Externe aftrap vergaderingen integreren klant en project organisaties, en als zodanig moet een deel van de communicatie worden geformuleerd in termen die aanvaardbaar zijn in beide omgevingen. Een meer voorzichtige aanpak van het delen van informatie is noodzakelijk door de externe kickoff bijeenkomst.

Overwegingen

Een uitnodiging voor een kickoff bijeenkomst kan worden gezien als een blijk van eer door degenen die zijn uitgenodigd, omdat het hun rol in het project aangeeft is voldoende om de uitnodiging te rechtvaardigen. Zo kan kickoff meeting uitnodigingen politiek worden aangerekend, omdat sommige vertegenwoordigers willen gewoon om te worden uitgenodigd om hun politieke positie in de organisatie (s bevestigen). Duidelijke criteria moeten worden vastgesteld met betrekking tot wie moet deelnemen aan de vergadering, zodat de logica gebruikt om de deelnemers lijst te maken is ondubbelzinnig.

Ook, terwijl de interne vergaderingen aftrap zorgen voor de vrije stroom van discussie over de interne organisatie machinaties, de externe aftrap vergaderingen moet niet. In sommige gevallen zal het nodig zijn om de leden coach team (met name onderaannemers) over wat geschikt is voor bespreking in de externe kickoff meeting is en wat niet.

---