Communicatieplan

Share

|

Doel

Het plan voorziet in de communicatie richting waarop belanghebbenden moeten bespreken project bedrijf met die andere belanghebbenden, de tools die ze moeten gebruiken, en de mate waarin zij moeten worden delen, documenteren, en de opslag van die informatie. Vanwege het aantal actoren die betrokken zijn bij een project en hun uiteenlopende rollen, de communicatie-plan regisseert project communicatie via een samenhangende aanpak van de informatie-uitwisseling. Het is een kritische deliverable aan de planning.

Aanvraag

Het communicatieplan is openlijk gedeeld met alle betrokkenen intern project om hen te helpen begrijpen hoe ze moeten communiceren en met wie. Voor externe project belanghebbenden, is het communicatieplan normaal gefilterd om informatie alleen germane hun rol en gebruiken.

Idealiter moet de lijst worden gebouwd in een spreadsheet-programma waarmee de gebruiker voor het filteren van belanghebbenden door communicatie modi, contacten, frequentie, of andere categorie het geval.

Het communicatieplan moet een weerspiegeling zijn communicatie zoals bepaald door het contract, memorandum van overeenstemming, of een verklaring van de werkzaamheden, evenals alle andere protocollen die werd vanzelfsprekend tijdens de evolutie van het project. Verschillende deelnemers aan het project zal gebruik maken van de communicatie-plan op verschillende manieren:

• De projectmanager maakt gebruik van de communicatie van plan om ervoor te zorgen dat de verschillende actoren zich bewust zijn van hun communicatie verantwoordelijkheden aan elkaar en aan de organisaties.

• Team-leden gebruik maken van de communicatie-plan als een combinatie lijst met contactpersonen en gids, met een belang in de vormen van communicatie de voorkeur van de verschillende gebruikers.

• senior management en klanten kunnen gebruik maken van een verkorte versie van het communicatieplan om duidelijk te zijn over wanneer aan bepaalde rapporten en documentatie verwachten, en voor contact informatie over hun eerste contactpunten.

Inhoud

Het communicatieplan is een matrix van informatie, normaal gebouwd in een spreadsheet programma met de volgende gegevens:

• Stakeholder naam;

• Primaire contact;

• Secundaire contact;

• Telefoon;

• E-mail;

• Postadres mailadres;

• Preferred communicatie-modus;

• Beste tijd;

• De frequentie van communicatie.

Want het is gebouwd in een spreadsheet formaat, kan het communicatieplan worden gesorteerd en herschikt in een verscheidenheid van manieren. Als het vormen van communicatie (status rapporten, team vergaderingen) het belangrijkst zijn, kunnen zij de eerste kolom, gevolgd door de frequentie van de communicatie en belanghebbenden (ontvangers en aanwezigen, respectievelijk). Als fysieke nabijheid is een probleem, de eerste overweging kan de post-mailadres, die kunnen worden gesorteerd om te bepalen waarin de belanghebbenden zijn in de gemeenschappelijke gebieden of locales.

Omdat communicatie storingen vaak geworteld zijn niet in miscommunicatie, maar door een gebrek aan communicatie, het begrip van de "beste tijd" voor vergaderingen, rapporten, is contacten en telefoongesprekken van cruciaal belang. Indien bepaalde teamleden alleen project vergaderingen bij te wonen voor 3 uur, omdat van persoonsgegevens betreft, moet het project communicatieplan markeren deze belangen. Als een klant niet beschikbaar is voor 10 uur voor telefoongesprekken, moeten deze bezwaren als goed worden opgemerkt.

Benaderingen

Het communicatieplan is een van de meest algemeen beschikbare documenten van het project. Omdat het dient als kader voor open communicatie tussen de teamleden, kan de klant, en andere belanghebbenden, volledige en verkorte versies van het document, bestaan afhankelijk van het publiek. Als verschillende versies worden gebruikt, een bepaalde vorm van versie controle (bijvoorbeeld 1,0 = volledig plan, 1.1 = klant verkorte, 1.2 = beheer verkorte) moet worden toegepast.

Het communicatieplan dient als meer dan alleen een telefoon directory. Het geeft informatie over de communicatie gevoeligheden en de gevoeligheden van al het personeel te betrekken.

Overwegingen

Hoewel het plan is op grote schaal beschikbaar, sommige belanghebbenden merkgebonden zijn over hun contact informatie, en deze zorgen moeten worden gerespecteerd. De communicatie plan moet niet verworden tot een medium voor degenen die wensen om informatie willekeurig worden uitgezonden naar alle project partijen. Het moet worden gebruikt om de communicatie gericht op een zo broodnodige basis.

---