Project Management Audio Technologies

Teleconferencing

Share

|

Telefoon conferenties zijn een alledaags business tool, maar de diepte en verscheidenheid van benaderingen zijn veranderd in de afgelopen jaren. Een aantal jaren geleden, met meer dan vier of vijf personen op een teleconferentie zou zijn onpraktisch beschouwd. Nu, technologie biedt de mogelijkheid om honderden of zelfs duizenden personen op een conference call te nemen. Dergelijke grootschalige teleconferenties internet worden vaak ondersteund met een on-line presentatie, gekoppeld aan een discussie geleid door een handvol individuen op de virtuele teleconferentie "fase." Deelnemers kunnen vragen oproepen via het internet interface, maar de discussie kan nog steeds worden gedomineerd door de verantwoordelijken.

De conventionele teleconferentie van een paar belangrijke spelers is nog steeds gemeengoed ook. In al deze scenario's is de sleutel tot succesvolle implementatie te weten wanneer het passend is voor de partijen om te spreken en hoe zij de mechanica van de oproep te beheren. Misschien wel het meest uitdagende aspect van een teleconferentie voor veel mensen is dat ze vergeten de gemeenschappelijke hoffelijkheid van regelmatige persoonlijke identificatie (bijvoorbeeld "Dit is Roger weer, en ik denk dat ..."). Door de vervorming die inherent zijn aan vele gewone telefoon-ontvangers, is vaak persoonlijke identificatie van essentieel belang om een duidelijke stroom van informatie.

Zelfs wanneer de technische uitdagingen worden overwonnen, de teleconferentie is de inherente moeilijkheid van een gebrek aan face-to-face contact (zoals de meeste afgelegen technologieën). Als zodanig partijen in de conferentie moet vragen om opheldering elk moment zijn er geen twijfels over wat er gezegd wordt. De inhoud van een conference call moet duidelijk worden aangegeven aan het begin van het gesprek en moet worden geïdentificeerd met duidelijke doelstellingen voor elk content element. Als de inhoud ondersteunen documentatie verlangt, dient deze documentatie worden verzonden (via fax, e-mail, of gepost mail) voorafgaand aan het gesprek, en er moet premeeting bevestiging dat de steun documentatie is ontvangen. De oproep moet worden behandeld als een vergadering, met een duidelijke agenda, gericht en met alle conversatie op de agenda. Omdat conference calls kan verwarrend krijgen in termen van wie spreekt en eventuele referenties kunnen zij, op elk moment van de agenda wordt gewijzigd of vervangen, er moet een duidelijke omschrijving van de doelstelling van het nieuwe onderwerp discussie.

Duidelijke regels van het gedrag moet worden vastgesteld met betrekking tot wanneer dat nodig is om te spreken, onderbreken, of deelnemen aan het gesprek. Het is ook belangrijk om fundamentele protocollen voor zulke simpele dingen als brengen de conferentie over "stand houden" (waar "hold" muziek kan een afleiding), waarbij de telefoon op mute (zonder dat de achtergrond van de deelnemers kan groeien ondraaglijk lawaai), of identificeren zich aan het begin van elk woord 'beurt. "Als sommige deelnemers zijn er gewoon om te luisteren, kan het nodig zijn met tussenpozen gedurende de oproep om hun aanwezigheid of lopende participatie door middel van een oproep van de rol of een eenvoudige controle over de status te bevestigen ( Bijvoorbeeld "Bob? Ben je nog steeds met ons?").

Conferentie gesprekken kunnen een belangrijke afleiding, omdat de deelnemers de mogelijkheid om uit verdwaalde onderwerp hebben (zoals een vergadering doet). Conference calls kan leiden tot frustratie als deelnemers toon verkeerd interpreteren tijdens het gesprek. Discussie moet worden gemeten en zelfs, en de luidsprekers moeten een inspanning leveren om intense, snelle spraak te minimaliseren. Zonder de context van lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen ter ondersteuning van de taal, kan het gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd. Als zodanig, op elk moment een conference call wordt gezien als oorzaak van misverstand, het onderwerp bij de hand
moet opzij worden lang genoeg is om de emotionele context van de deelnemers te verduidelijken en hun begrip van wat er gezegd wordt.

Voicemail

Voor sommige, voice-mail is de technologie van de keuze voor projectmanagement. Net als bij e-mail, laat het voor asynchrone communicatie en opent de deur naar overdracht van informatie bij gril of wil. Net als bij e-mail heeft echter ook een nadeel dat sommige mensen gebruiken ongepaste of de overwaarde. Voice-mail het meest effectief is (zoals met vrijwel alle communicatie), wanneer er duidelijke procedures worden gevolgd als ritueel. Beperking duur, verduidelijking van contactgegevens en het verstrekken van informatie bondig kunnen allemaal om de voice-mail ervaring veel meer positief. Niet om vast te stellen deze richtsnoeren kan leiden tot inconsistentie en misverstanden.

Telefoongesprekken

Conventionele telefoongesprekken zijn bestemd voor de snelle uitwisseling van informatie met een zekere mate van directheid. Ze kunnen ook worden gebruikt voor verduidelijking van de problemen die nog niet daadwerkelijk uitgezonden in geschreven of grafische vorm. Ze worden veelvuldig toegepast in moderne bedrijven, maar moet worden beperkt tot die situaties waarin een uitgebreide documentaire record is niet essentieel of waar de tijd is van de essentie. Ze kunnen ook worden gebruikt als de juiste zender niet effectief is in het delen van informatie via het geschreven woord.

De aard van de telefoongesprekken moeten kort en te verduidelijken. Als u probeert een lange-vorm evaluatie van een project element van betekenis tijdens een gesprek nodigt de gelegenheid voor meningsverschillen en misverstanden over wat er gezegd is of hoe de informatie is overgebracht. De klassieke "he-said/she-said" soorten argumenten kan worden aangedreven door slecht gekozen content voor dergelijke discussies.
Op de telefoon, met name in een-op-een gesprekken, het ontbreken van lichaamstaal laat stem alleen om de boodschap. Voor sommige afzenders, geluidskwaliteit is geen probleem. Voor anderen kan een monotoon kwaliteit om hun stem normaal, maar kan worden gelezen als vervelen. Rapid-fire spraak kan worden uitgelegd als agressief, en overdreven trage spraak kan gewoonweg frustreren de ontvanger. De aanpak moet een van de conversatie toon, gekoppeld aan de bereidheid om geduldig te zijn en te luisteren naar de antwoorden worden grondig voor het geven van feedback.

Als de oproep is bedoeld als een onderdeel van de officiële project opnemen, moet worden gevolgd door een bevestiging e-mail, memo's, of telefonisch log entry. Een telefoon log, als het wordt bewaard, is niets meer dan een sequentiële registratie van de tijden, data, bellers, en de aard van de gesprekken.

Misschien wel de belangrijkste moderne overwegingen komen met het gebruik van een mobiele telefoon. De microfoons op deze telefoons zijn uiterst gevoelig, en toch sommige gebruikers zich gedwongen voelen om te spreken luid in hen, omdat de omvang van de apparaten 'en gewicht. Door verbeteringen in de mobiele technologie, zoals telefoons hebben vaak een hogere kwaliteit en betere microfoon gevoeligheid dan een bedraad eenheid en behandeld moeten worden op dezelfde manier (met een redelijk niveau van de vereiste persoonlijke levenssfeer).

---