Project Management Computer Based Technology

Project Management Software

Share

|

Project managers vaak spreken een taal die alle hun eigen land. Die taal is weergegeven in een speciale klasse van software sinds kort na de komst van computers. Project management software werd ontwikkeld op te sporen activiteiten en taken te vergemakkelijken begrip van het project, en een manier vinden om te communiceren dat begrip voor anderen. Project management software pakketten (bijvoorbeeld Microsoft Project, Sciforma Project Schedule, Niku Workbench, Planview, Primavera, Artemis Prestige, enzovoort) hebben de mogelijkheid om het project rapporten produceren. Hoewel deze verslagen nemen wild verschillende verschijningsvormen, delen zij gemeenschappelijke gegevens met betrekking tot het project werken, toewijzing van middelen, voorrang relaties, en de kosten en het bijhouden van informatie. Zij delen het vermogen om informatie te presenteren in een spreadsheet of in een reeks van rapporten. Zij delen de capaciteit om de presentatie te wijzigen (in verschillende mate) tot een beter begrip te vergemakkelijken.

De tools zijn echter niet gemeenschappelijk desktop applicaties buiten het project management gemeenschap. Ook, hoewel de meeste projectmanagers een kopie van een project management programma of een ander op hun bureaublad, kunnen ze niet verwachten dat hun leeftijdgenoten die geen managers project om dezelfde tools te hebben. Zo, wat communicatie betreft, de informatie van project management software moet worden overgedragen aan andere tools en applicaties, waaronder tekstverwerking en spreadsheet-programma's. Voor veel projectmanagers, het meest kritische onderdeel van een project management software pakket is niet de robuustheid van de algoritmen, maar de capaciteit van het gereedschap te hebben uitgangen gekopieerd naar een spreadsheet.
Bij de selectie van project management software, moet de projectmanager neemt de uitvoer van het hulpprogramma vermogen in aanmerking als een missie-kritisch vermogen. Tools die ernstig beperken welke informatie uit kan worden overgedragen en hoe die informatie kan worden overgedragen zal beperken het vermogen om te communiceren.

E-Mail

Een plaats waar informatie vaak project uiteindelijk moet worden overgebracht is in een e-mail. E-mail is een andere toepassing van vitaal belang voor projectmanagers, omdat het zorgt voor de asynchrone overdracht van gegevens uit het projectteam aan anderen binnen of buiten het team, hetzij massaal of afzonderlijk. De alomtegenwoordigheid van e-mail en het wijdverbreide acceptatie plaatst het onder (zo niet de) dominante media voor het project communicatie. E-mail is een krachtig medium, maar het is niet zonder problemen, de minste daarvan is de virtuele zee van detritus gedownload in de vorm van massa-reclame, die soms verdrinken op de belangrijke berichten.

E-mail protocollen dient zorgvuldig te worden aangegeven in het project communicatie plan om ervoor te zorgen dat project berichten worden verheven tot zichtbaarheid en ervoor te zorgen dat het project teamleden hebben een consistente visie over welke informatie wordt op passende wijze overgedragen (en, als gevolg, onderhouden) door dit medium en welke informatie niet. Overwegingen die moeten worden aangegeven in het project communicatie plan met betrekking tot e-mail het volgende omvatten:

• geschikt / ongeschikt taal en / of terreinen van discussie; • Onderwerp lijn protocollen en werkwijzen;

• Carbon-copy en "blind" carbon copy-praktijken (voor zowel de initiële "versturen" als het antwoord);

• Document bewaren procedures.

Als niet daadwerkelijk zeggenschap uitoefenen, e-mail kan een zwak communicatie medium, niet vanwege een gebrek aan gebruik, maar als gevolg van misbruik en verkeerd begrip van de tool.

Project Web Sites

De meeste organisaties van elke omvang al een internet-gebaseerde website. En zelfs voor het handjevol dat niet doen, is de investering in een project website voldoende nominale dat het binnen het financiële bereik van de meeste projecten. Project websites kunnen variëren in stijl, het gebruik en de toepassing van een grafisch-intensieve bulletin board rijk aan informatie over het project tot een eenvoudige "kast" huisvesting projectgegevens. In beide gevallen zal een aantal gemeenschappelijkheden veroorloven effectief gebruik van het internet als een project instrument.

De eerste uitdaging met project websites is de toegankelijkheid met beveiliging. Als een project website is opengelaten voor het publiek, zijn teamleden gegarandeerd de mogelijkheid aan te boren in de site en de informatie op wil. Als een project website is opengelaten voor het publiek, zal echter bijna iedereen in staat zijn hun weg te vinden naar de informatie en het toe te passen voor hun eigen doeleinden. Beveiliging van de gegevens wordt een groot probleem. Ook websites met wachtwoord toegang en een hogere mate van zekerheid kan worden gehackt, die de bereidheid van sommige organisaties om informatie te plaatsen in een dergelijk publiek forum grenzen. Meerdere niveaus van beveiliging (toegang tot de website van wachtwoorden en individueel document wachtwoorden) kan verbeteren het gevoel van vertrouwen, maar zijn nog steeds niet onfeilbaar in hun vermogen om geheimen van een organisatie te beschermen. "Veel organisaties 'geheimen' zijn echter niet echt van belang zijn voor externe organisaties en kan worden geplaatst, bewaard en gedeeld op het internet met een redelijke straffeloosheid.

Omdat sommige veiligheidsmaatregelen bijna altijd zullen worden gebruikt, de verantwoordelijkheid van de project manager voor een project website is ervoor te zorgen dat de teamleden worden bijgewerkt over hoe de toegang tot de site en op welke informatie zij kunnen verwachten te vinden daar. Een website met buitensporige veiligheid is een bibliotheek met een gesloten deur. De informatie is er, maar niemand kan er toegang toe hebben, en teamleden zullen alleen proberen de "deur" een beperkt aantal keer voordat het zoeken naar alternatieve middelen om de informatie die zij wensen of eisen toegang.

De andere kritische begrip met een project-website is de munteenheid van informatie. Informatie gehandhaafd op een project-website moet daadwerkelijk worden bijgehouden. Als de website wordt het een opslagplaats voor verouderde informatie zonder vernieuwd, zal de site snel in onbruik geraken. Het project manager en zijn of haar archivaris moet protocollen vast te stellen voor informatie die wordt gedeeld op de website, ook wanneer het zal worden bijgewerkt, formaten die gebruikt zullen worden, hoe vaak de beveiliging toegang zal worden gewijzigd, en hoe teamleden werken aan de site kunnen bereiken krijgen hulp van buitenaf. Omdat helpdesk ondersteuning voor interne websites in het algemeen beperkt is, is de steun en bijstand normaliter gevestigd binnen het team.

Web-gebaseerde communicatie

Een project website is niet de enige webtoepassing gebruikt in projectmanagement. Instant messaging en real-time chat room capaciteiten zijn veranderd de manier waarop de vergaderingen worden gehouden. In sommige organisaties zijn werknemers verplicht om hun desktops ingeschakeld met een van de populaire instant messaging-systemen (bijvoorbeeld AOL Instant Messenger en Windows Messenger), zodat, zelfs als het team is verdeeld over de hele wereld, kunnen teamleden direct "stop vaststelling van de Hall "om informatie te delen ieder moment een lid van het team is op haar terminal. Deze Web-based chat mogelijkheden zijn gemeenschappelijk in nonbusiness toepassingen, maar het gebruik ervan in corporate communicatie is geleidelijk steeds vaker voor.

De enige hindernis op true corporate alomtegenwoordigheid is de bezorgdheid over de mogelijke inbreuken op de beveiliging veroorzaakt door instant messaging-systemen. Dit heeft geleid sommige organisaties om hun eigen interne messaging systemen, die het voordeel van een hoog niveau van veiligheid hebben, maar niet over de capaciteit om informatie te delen buiten de organisatie.

Personal Digital Assistants

Veel projectmanagers nemen nu personal digital assistants (PDA's) te controleren en hun dag track-tot-dag-activiteiten. Veel van deze PDA's hebben nu embedded draadloze communicatie-technologie, wat betekent dat ze wo enkele van de meest voordelige aspecten van zowel synchrone en asynchrone communicatie. PDA's bieden het voordeel van het hebben van een pc-verbinding met het kantoor als de projectmanager is in het veld, zonder dat het grootste deel van een laptop.

Bij het gebruik van de PDA voor inkomende communicatie, dient de projectmanager duidelijk te maken teamleden en mensen met een directe toegang tot de PDA verbinding die grote bijlagen en significante graphics moeten tot een minimum beperkt. Soms is het gemakkelijk voor de verzender om te geloven dat de PDA is niets meer dan een computer in het klein, maar over het algemeen PDA's doen een aantal belangrijke beperkingen hebben in termen van grootschalige geheugen en video-weergave mogelijkheden.

Voor uitgaande communicatie, de grootste beperking van PDA's als communicatie-technologie is vaak dat er geen eenvoudige gebruikersinterface voor het invoeren van gegevens in de tool. Hoewel de gestileerde letters zijn gemaakt om schriftelijk stylus op PDA pads te versnellen, is de mogelijkheid om input in het algemeen veel trager dan is beschikbaar via blind typen. En terwijl sommige PDA toetsenbord bijlagen hebt, zijn deze bijlagen soms onhandelbare voor dag-tot-dag, in-het-veld-toepassingen. Deze beperking maakt het moeilijk om grote documenten te genereren en kan ook remmen het vermogen van de gebruiker om de informatie-formaat wordt verzonden (met name in spreadsheet of tekstverwerkingsprogramma).

---