Common Communication Problemen en de mededelingen Model

Share

|

Het kennen van de componenten van de communicatie-model is cruciaal als het project manager moet identificeren waar een communicatiestoornis optreedt. Soms is de indeling plaatsvindt in het bericht. Soms betreft het oppervlak met de selectie van de media, en soms is het gewoon lawaai.

Een fundamentele communicatie-model omvat een zender, een ontvanger en een boodschap. De boodschap is doorgegeven via een medium (spraak, geschreven woord, radio, televisie, instant message, webpagina, enzovoort) na te zijn gecodeerd door de afzender. Omdat het reizen door dat medium, een verscheidenheid aan filters worden toegepast (met inbegrip van taal, inzicht, fysieke afstand, enzovoort) te wijzigen dat de boodschap als het aankomt voor het decoderen door de ontvanger. Zoals het bericht is ontvangen, kunnen andere afleidingen, of lawaai, storen, variërend van een beltoon mobiele telefoon naar een Window Washer bungelde buiten het raam. Het bericht is ontvangen en gedecodeerd en kan wat feedback gevraagd naar de afzender in een verscheidenheid van verschillende vormen. Elk van deze componenten in de communicatie-model is zowel kansen en risico: kans om het inzicht te vergroten; en risico van verlies van het bericht.
De afzender is de persoon of groep die verantwoordelijk is voor de afgifte van het oorspronkelijke bericht. De verantwoordelijkheid van de afzender is "bewust bouwen" de informatie die zij wil overbrengen. De boodschap is het lichaam van de informatie van de afzender probeert te communiceren. Zoals de afzender bouwt de boodschap, hij of zij de gelegenheid om een idee te ontwikkelen tot een alomvattend geheel en om informatie te delen met de duidelijkheid. Hij of zij risico's ook het verstrekken van informatie dat onnodig is, vreemde, of overbodig en het verlies van de ontvanger in een zee van gegevens.

De keuze van het medium is cruciaal in een communicatie-model. Zoals Marshall McLuhan benadrukte in zijn klassieke werk, Understanding Media: The Extensions of Man, 'het medium is de boodschap. "Firing een teamlid via e-mail wordt beschouwd als een schending van de klassieke business-protocol. Firing een teamlid over een luidspreker zou nog erger. Firing een teamlid in een een-op-een gesprek, off-site, kan worden beschouwd als redelijk en billijk zijn. De boodschap is hetzelfde. Alleen de media veranderen. Het selecteren van media in de communicatie-model is een kritiek probleem, omdat de media kan bepalen hoe de informatie wordt gefilterd, gedecodeerd en ontvangen.

Media kunnen worden gecategoriseerd in een groot aantal andere manier. Sommige zijn opzettelijk eenrichtingsverkeer media (toespraken, luidsprekers), terwijl anderen intens intiem zijn (oneon-een, face-to-face communicatie). Sommige zijn op afstand (e-mail, instant messaging, teleconferenties), terwijl andere zijn directe (vergaderingen, presentaties). Sommigen zijn (televisie, radio) uitzendingen, terwijl anderen veel meer zijn smal in omvang (websites). De keuze van het medium kan grotendeels bepalen hoe een bericht wordt ontvangen en gedecodeerd.

Het is aan de projectmanager om na te gaan welk medium geschikt is. Als een richtlijn wordt uitgegeven en geen feedback is gewenst of vereist is, one-way communicatie kan worden fitting. Als individu, is vertrouwelijk feedback vereist, e-mail kan de voorkeur boven een team vergadering. Als de bedoeling is om "wow" de klant of het beheer, een formele presentatie kan de juiste route. De keuze van het medium is instrumenteel bij het bepalen hoe het bericht is ontvangen.

De ontvanger decodeert de boodschap via een reeks van filters. De meest gebruikte filter is taal. Technisch jargon kan obscure een overigens heldere boodschap. Acroniemen kan verlaten de luisteraar of lezer overspoeld door een oceaan van onbegrip. Bij de codering van het bericht moet de verzender zich bewust worden van het vermogen van de ontvanger om het te decoderen. Filters zijn enigszins exclusief voor een individu of publiek. Lawaai niet. Ruis is een milieu afleiding die afbreuk doen aan het begrip van de ontvanger van het bericht. De geur van popcorn in de volgende kamer kan genoeg zijn om stilgelegd ontvangst van een bericht. Een vlinder buiten een venster kan worden "luidruchtig" genoeg om iedereen visueel af te leiden in een vergadering. Een koude ontwerp aan de achterkant van de nek ontstaat een tactiele ruis die niet kan worden genegeerd.

Zodra het bericht is ontvangen en gedecodeerd, kan de ontvanger feedback geven. Deze feedback kan worden gesproken, geschreven, of overgebracht door middel van lichaamstaal of houding. Zoals de feedback wordt verstrekt, wordt het een boodschap, en de cyclus begint opnieuw.

Communicatie problemen optreden wanneer het model breekt. Deze problemen manifesteren zich op overtuigende wijze. Ze worden duidelijk als problemen met het project communicatie. Voorbeelden hiervan zijn de volgende:

• zender / ontvanger Problemen

• Afzender niet aan het bericht te verzenden. (De projectmanager geloofde hij of zij stuurde een e-mail, maar het werd nooit verzonden.)

• ontvanger niet ontvangt het bericht. (E van de klant-mail systeem was wegens onderhoud wanneer het bericht werd verzonden.)

• Het bericht wordt ontvangen in een formaat dat niet wordt begrepen. (Het bericht kwam met een bijlage dat was in een onbekend formaat.)

• Het bericht is ontvangen, maar verkeerd geïnterpreteerd. (De projectmanager gebruikte de term netwerk te verwijzen naar een rooster schema, maar de klant geloofden ze waren bespreken computersystemen.)

• Het bericht wordt verzonden, maar de afzender is niet beschikbaar. (De klant is op een wekenlange vakantie.)

• Bericht Problemen

• Het bericht is onvolledig. (Alleen de eerste zeven hoofdstukken van een acht-hoofdstuk boek worden uitgezonden.)

• Het bericht wordt verstuurd naar de verkeerde partij. (De projectmanager levert een boodschap aan zijn of haar onderaannemer aan de klant per ongeluk.)

• De boodschap is in de verkeerde taal. (Een project teamlid levert een toelichting natie aan de klant met behulp van uitgebreide technische jargon.)

• Medium Problemen

• De verkeerde medium wordt gekozen. (De projectmanager stuurt een gevoelige boodschap over relatie met de klant via e-mail.)

• Het medium wordt misbruikt. (De projectmanager laat een 20-minuten voice-mail.)

• Het medium is gebroken. (Het e-mailsysteem overschrijft het bericht in onbegrijpelijk jargon.)

De meeste, zo niet alle, van deze problemen hebben gemeenschappelijke oplossingen. Die gemeenschappelijke oplossingen zijn geworteld in het idee dat het meer samenhang die wordt toegepast om de communicatie, hoe gemakkelijk de berichten kunnen worden verzonden en ontvangen en hoe groter de kans om te kunnen worden begrepen. Als de status van de verslagen te nemen over het zelfde formaat week na week na week, teamleden weten hoe ze te vullen naar behoren en kunnen sneller en efficiënter werken hun status op het project. Wanneer de klanten die rapporten ontvangen, weten ze waar je moet kijken voor de informatie die zij van mening zijn germane omdat ze de verslagen van eerder hebben gezien en zijn gewend aan het zoeken naar de informatie die ze willen. Als een project manager weet dat een teamlid laat altijd voice-mails die zijn lengte van 30 seconden of minder, zijn deze berichten wellicht beter zijn dan ontvangen indien de berichten variëren van een paar seconden tot manyminutes lang diatribes. Consistentie is de sleutel.

De projectmanager die een effectieve communicatie beoogt een zekere mate van consistentie. De projectmanager moet ervoor zorgen dat de berichten worden verzonden en ontvangen en dat zij duidelijk worden begrepen door alle betrokken partijen. De manier om ervoor te zorgen dat daadwerkelijk gebeurt, is een gemeenschappelijke aanpak, formulieren, templates en structuren gebruiken die duidelijk communiceren wat de ontvanger moet weten en wanneer de ontvanger nodig heeft om het te weten.

---