Hoe Project Management Beheer

Share

|

Naarmate meer organisaties gaan tot formele projectmatig werken, wordt het van cruciaal belang voor het beheer van die projecten bekwaam. De beste manier om dit effectief te doen dus de meeste is het vaststellen van normen voor project management die corporatewide, of op zijn minst span de informatiesystemen (IS) afdeling. Deze normen omvatten projectmanagement methodieken en levenscycli, alsmede software pakketten voor project management, proces management, boekhouding en tijd.

Dit artikel bespreekt projectmanagement methodieken en levenscycli, recensies enkele van de meer gemeenschappelijke kenmerken van elk, en legt de drie soorten software vaak gebruikt om systemen te ondersteunen corporate project management.

PROJECT MANAGEMENT methodologieën en LIFE CYCLES

Hoewel managers kunnen projecten beheren, zonder een formele methodologie, met een kan helpen een grote. Dit gedeelte legt uit wat projectmanagement methodieken zijn en waarom ze belangrijk zijn, en geeft een korte geschiedenis van projectmanagement methodieken. Ook worden de levenscycli, beschrijft een aantal veelgebruikte IS levenscycli, en legt uit hoe levenscycli hebben betrekking op methoden.

Project management methodieken zijn rond voor decennia, maar eerst begon te populair geworden in IS in de vroege jaren 1970. Deze methoden hebben meestal twee componenten. De eerste is een algemeen proces om dingen te doen, terwijl de tweede bestaat uit sjablonen of formulieren die op specifieke gedeelten van dat proces. Terwijl het proces zelf is de ware methodologie, de meeste projectbeheerders de templates en formulieren te worden onderdeel van de methodologie. Echter, de meeste projectmanagers ook mee eens dat alleen sjablonen niet een methodiek te maken. Projectmanagement methoden zijn belangrijk om twee redenen. Ten eerste, ze standaardiseren van de manier waarop een organisatie beheert haar projecten. Dit stelt mensen van overal in de organisatie om te praten met elkaar met behulp van dezelfde voorwaarden en dezelfde definities voor deze termen. Het indienen van een consistente benadering van het beheer van het project maakt het ook mogelijk via de normen projectmanagers ter dekking voor elkaar wanneer de behoefte zich voordoet. De tweede reden dat de methoden van belang zijn, is dat ze beginnende managers project met de tools om projecten te beheren, zonder dat er een lange leercurve.

Project levenscycli het algemeen hand in hand gaan met project methodieken. Dergelijke levenscycli pauze een duur van het project in een reeks van fasen of stadia. Het einde van elke fase is een handige project te herzien punt voor het senior management van het instituut of go no-go beslissingen, en maakt het ook mogelijk projectmanagers planning van de volgende fasen in meer detail. Hoewel het project levenscyclus kan vele fasen, de meerderheid heeft drie tot vijf. Zij omvatten een soort van Project Start-up of inleiding, een project dat de bouw of de uitvoeringsfase, en tenslotte een project evaluatie of na de uitvoering te bekijken.

SELECTIE VAN PROJECT MANAGEMENT methodologieën

Voor organisaties die niet beschikken over een methode of op zoek bent naar een nieuwe, dit gedeelte wordt uitgelegd wat te zoeken in project management methodieken. Het bespreekt de voordelen en de nadelen van in huis versus de leverancier geleverde methodologieën, evenals blik versus aangepaste methodieken. Het beschrijft vervolgens de meest populaire aanbieder methodologieën.

Ten eerste, een verkenning van de voordelen en nadelen van de verkoper methodologieën in orde is. Het grootste voordeel van een leverancier methodiek is dat het werk dat reeds is gedaan, die een organisatie kan besparen letterlijk jaren van de ontwikkeling van een interne methode. De verkoper methode is ook getest en bewezen te werken, bespaart zowel de tijd en de hoofdpijn die betrokken zijn bij het gladstrijken proces van rimpels.

Aan de andere kant echter, gekocht methoden moet een organisatie haar bestaande praktijken te veranderen om de methodologie overeenkomen met die van de. Als dit niet gebeurt, dan moet de organisatie aan te passen ten minste enkele van de methodiek. Deze aanpassingen kunnen variëren van kleine aanpassingen van het proces, om aanpassingen zo ernstig dat het oorspronkelijk gekochte methodologie is vrijwel uitgewist.

Een ander nadeel van gekochte methoden is hun prijs. Veel leveranciers verstrekte methodologieën kosten $ 50.000 of meer voor een eeuwigdurende licentie. Bovendien zijn sommige verkopers belast duizenden dollars per jaar.

Enkele van de meest populaire methoden voor IS-projecten zijn Dynamic Systems Development Method (DSDM) van Computer Associates en trots van Computacenter.

UITVOERING PROJECT MANAGEMENT Methodologieën

In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u een project management methodologie uit te voeren. Het heeft betrekking op hoe) het opstellen van het project Work Breakdown Structures (WBSs, evenals schatten, tracking, controle op wijzigingen, kwaliteitscontrole, en communicatie-normen. Vervolgens wordt uitgelegd hoe gedrag is afdelings-en client-opleiding met betrekking tot zowel de methodologie en de normen.

Zodra een organisatie ofwel de methodiek heeft gekozen voor een leverancier of een inhouse ontwikkeld, is zij bereid om de normen beginnen aan de lange, vaak moeizame proces van het maken van project. Terwijl sommige van de gekochte methoden komen met normen voor de verschillende projectonderdelen, zullen de organisaties nodig om ze te ontwikkelen normen voor die doen dat niet hebben.

Het creëren van WBS, schatten, en volgen de normen

De eerste standaard vast te stellen is hoe het project WBSs zal worden gecreëerd. Veel organisaties te ontwikkelen project sjablonen voor de meest voorkomende typen projecten ontwikkeld in de organisatie, en geef dat project managers werken vanuit deze sjablonen. Het voordeel hiervan is dat projectmanagers niet "het wiel opnieuw uitvinden" op elk project. Op zijn beurt, dit versnelt de planning, en maakt het mogelijk beter project tracking. WBS Na normen zijn vastgesteld, de organisatie moet beslissen hoe de ramingen zal worden gecreëerd. Estima tes kan worden bepaald op basis van adviezen van deskundigen, gewogen gemiddelden, statistieken van eerdere projecten, of van technieken zoals de functie punt analyse. Als organisaties hun projecten nauwkeurig bijhouden en religieus, kunnen ze statistieken over het gebruik van eerdere projecten schattingen de meest accurate. Dit onderstreept de noodzaak van normen bij het opsporen van projecten.

De meeste organisaties gebruiken een soort van automatische tijdwaarneming pakket aan projecten die tijd op de baan tegen. Tijd tracking heeft drie project-gerelateerde doeleinden. De meest kritische is om nauwkeurig te beoordelen waar een lopend project staat. Echter, andere redenen die zijn bijna net zo belangrijk zijn de uses of time tracking voor de kosten van het project accounting en het verzamelen van gegevens - met het oog op beter inzicht in het volgende project. Verlenen voor projecten in de beste databank voor het schatten van de toekomst, deze pakketten moeten allow tracking against elke taak in de WBS, het versterken van de wenselijkheid van standaard WBSs.

Change Control, Quality Control, en Communicatie Normen

Normen voor controle van veranderingen, kwaliteitsbewaking en communicatie zijn even belangrijk voor het succes van het project. Wijzig de controle in dit verband verwijst niet tot veranderingen in het functioneren productiesystemen, maar om veranderingen in het project zelf. De meest voorkomende wijzigingen die moeten worden beheerd zijn wijzigingen in de consolidatiekring, gewoonlijk uitgedrukt als een behoefte aan meer of andere functionaliteit. Omdat de ramingen zijn gebaseerd op functionaliteit, zoals oorspronkelijk bedacht, wijzigingen in het oorspronkelijk functionaliteit zal uiteraard gevolgen van het project de kosten en tijdschema. Om dit effect te minimaliseren, te wijzigen beleid ter bestrijding van een overzicht van de project manager het assortiment van de discretionaire bevoegdheid voor de goedkeuring van wijzigingen, en precisering van escalatie niveaus en procedures. Terwijl deze twee normen kan worden onderhandeld op het begin van elk project, algemene richtlijnen kunnen bewijzen nuttig.

Kwaliteitsnormen in een IS-afdeling hebben de neiging aan te pakken hoe de afdeling omzet handvatten testen en produceren. Enkele voorbeelden zijn hoe unit testing, testen van het systeem, en gebruikers acceptatie testen zullen uitgevoerd worden. Communications normen zijn ook belangrijk voor succesvolle projecten. De belangrijkste reden dat de projecten te wijzigen zo vaak als ze doen is dat iemand de communicatie verkeerd begrepen, zij het de persoon of de systemen van de klant. De organisatie kan een aanzienlijke vermindering van het aantal wijzigingen in een project in de latere stadia door het vaststellen van duidelijke communicatie richtsnoeren tijdens de planning, en vervolgens voortdurend wordt bijgewerkt iedereen betrokken bij het project als het vordert, en doen dus in een standaard manier.

Methodologie Training

Hoewel het aantrekkelijk is om werknemers beginnen met trainen op de nieuwe methode zodra hij is geselecteerd, is dit 'voorbarig' kan schadelijk zijn voor het uiteindelijke succes van de methodiek uitvoering. Zeker, de methodologie zullen evolueren werknemers gaan gebruiken, maar er moeten normen worden een basis in plaats van voor de training, opdat de werknemers, ten minste, bijscholing noodzakelijk is geworden. In sommige organisaties hebben de werknemers daadwerkelijk in opstand en ervoor gekozen om geen gebruik maken van de methode op alle - tot normen zijn vastgesteld.

Met minstens voorlopig het bijhouden van projecten, schatten, controle op wijzigingen, kwaliteitscontrole, communicatie en projectmanagement normen in de plaats, de organisatie klaar is om gedragingen afdelings-en client-opleiding. Deze training kan worden uitgevoerd op drie manieren: met behulp van externe consultants, die vaak de ontwikkeling van de opleiding, alsmede; via interne medewerkers, of met behulp van een combinatie van adviseurs en medewerkers. Als de organisatie kiest voor de combinatie aanpak, ontwikkelen vaak externe adviseurs van de opleiding, waarna ze de opleiding train de interne medewerkers over hoe het op te leveren. Aangezien zowel projectbeheerders en deelnemers moeten begrijpen van de nieuwe methode, is het vaak zinvol om twee aparte klassen . De meer diepgaande klasse, voor het project ma nagers en projectleiders, biedt een ideale casestudy's, zodat ze kunnen ook in de praktijk de kritieke delen van de methode. Hoewel dit type opleiding duurt in eerste instantie langer, de leercurve minder steil is als project managers en leiders te starten volgens de methode van 'echte' projecten. De opleiding voor de deelnemers aan het project kan worden minder gedetailleerd, gericht op hun rol in de nieuwe methodiek. Het hoeft niet specifiek trainen ze de methodologie gebruik maken van alle stukjes van de.

UITVOERING Project Management Software ARRANGEMENTEN

Terwijl de selectie van geschikte softwarepakketten belangrijk is, is het van cruciaal belang voor succesvolle implementatie van deze pakketten. Deze sectie bespreekt de verschillen tussen de project management software, Process Management-software, boekhoudsoftware en tijd, en onderzoekt vervolgens de verschillende methodes voor de uitvoering van deze pakketten. Het bespreekt ook de voordelen en nadelen van elke benadering, en schetst een proces voor een succesvolle implementatie. Hoewel er verschillende software tools op de markt vandaag te helpen bij het project managers met hun projecten, met deze tools niet projectmanager maken. Projectmanagers moeten nog uit te voeren de negen basiscompetenties van projectmanagement vereniging uiteengezet door het Project Management Institute, een internationaal project management professional. Toch hebben deze pakketten kan zeker te maken voor deze functies minder zwaar.

Pakket Soorten

Project management-gerelateerde software tools zijn over het algemeen onderverdeeld in de drie categorieën van project management software, Process Management-software, en de tijd boekhoudsoftware. Project management software pakketten uit te voeren plannen, evenals het bijhouden van projecten beperkt. Zij doen dit door toe te staan projectmanagers WBSs treedt project, toe te wijzen onder-Taakafhankelijkheden, resources toe te wijzen en toewijzen inspanning / werk ramingen voor elke taak. Zodra deze basis worden ingevoerd, de tool berekent en toont het project planning, vaak grafisch, hetzij via Gantt grafieken of PERT / CPM (programma-evaluatie en herziening techniek / kritieke pad methode) netwerk kaarten.

Na een eerste project schema's gemaakt, de tools kunnen projectmanagers met de uitgangssituatie van de oorspronkelijke planning en bijhouden van het project voortgang ten opzichte van dat schema. Aangezien een deel van het project management tools zijn beter in dergelijke tracking dan anderen, moeten organisaties af te wegen hoe belangrijk de tracking functie is om ze bij het analyseren en selecteren van een bepaald softwarepakket. Evaluatie van deze functie is met name belangrijk omdat het bijhouden van de toekomst is van cruciaal belang voor de projectplanning. Low-end projectmanagement pakketten bevatten MS-Project van Microsoft en SureTrak van Primavera. Low-end pakketten kosten ongeveer 500 dollar en hebben een adequate planning functies, maar hebben de neiging om functies hebben minder robuuste tracking. Mid-range projectmanagement pakketten bevatten Project Planner van Scitor en CA-SuperProject van Computer Associates. Mid-range pakketten hebben over het algemeen een betere dienstregeling-modellen kenmerken, een betere opvolging en een betere output mogelijkheden, maar de koper betaalt. Ze variëren in prijs van $ 1000 tot $ 2000. High-end projectmanagement pakketten bevatten Primavera Project Planner ', meestal heet P3. De high-end pakketten bevatten de kenmerken van de mid-range producten, maar beschikken ook over een betere behandeling van multi-project mogelijkheden.

Liever dan zich te concentreren op het project planning en tracking, procede management pakketten kunt projectmanagers om gemakkelijker plan hun projecten. Typische process management pakketten komen met een standaard, maar aanpasbare, sjablonen voor een breed scala van informatie-systemen projecten. Echter, in tegenstelling tot de sjablonen die komen met een aantal project management pakketten, deze sjablonen suggereren afhankelijkheidsrelaties tussen taken, stellen de aard van de vaardigheden die nodig zijn om elke taak uit te voeren, en over het algemeen ook een verscheidenheid aan technieken en de raming van statistieken. Proces management pakketten bevatten Proces Continuum van Computer Associates, die omvat Engineer Proces.

Het derde type project management-gerelateerde software is het tijd boekhoudsoftware. Deze pakketten kunnen particulieren en project managers uur opladen werkelijke Terug naar Project taken. Ze doen dat door het creëren van online en papieren urenbriefjes, aanbieding van elk teamlid taken. Het lid van het team blijft dan spoor van de uren besteed aan elke taak, en, meestal, de datum waarop elke taak is gestart, evenals de datum waarop elke taak is afgerond. Deze informatie wordt vervolgens doorgegeven aan welke project management pakket in gebruik is bij de organisatie. Terwijl de tijd boekhoudsoftware een c gebruikt worden zonder integratie met project management pakketten, wanneer geïntegreerd, kan het sterke vereenvoudiging van de soms moeilijke tracking functies in projectmanagement pakketten.

Een voorbeeld van de tijd boekhoudpakketten is Timesheet Professional van Timeslips.

Uitvoering van pakketten

Zeker, het helpt project managers met hun projecten efficiënter als ze breken in fasen van projecten, activiteiten en taken. Ook software-pakket de neiging om de uitvoering doeltreffender worden wanneer gefaseerde inch Helaas, in hun ijver om "get huidige," organisaties proberen vaak te veel veranderingen tegelijk te voeren. Zo organisaties die voorheen hadden geen instrumenten op alle zou verwerven drie of meer. De aanvaarding van deze tools, en soms zelfs de ME thodology, keldert.

Voor organisaties die vanaf scratch met project management-gerelateerde software tools, kan de volgende volgorde enorm helpen bij de uitvoering:

§ Tijd boekhoudkundige pakketten. Deze pakketten moeten worden ingevoerd ten eerste omdat zij van invloed zijn het grootste aantal mensen. Bij het gebruik van deze pakketten, iedereen op een projectteam op te sporen zijn of haar tijd, en het is vaak nogal een schok voor mensen die nog nooit hebben gehad vóór tijd op de baan. Wanneer een time boekhoudingen systeem wordt geïmplementeerd, is het criticus al dat de mensen begrijpen dat het niet de bedoeling is om de politie hun werk. Integendeel, het doel is om accurate gegevens te verzamelen over hoe een huidige project gaat, en om een accurate database te bouwen voor het schatten van toekomstige projecten.

§ Projectbeheer pakketten. De organisatie zal pakket klaar om te standaardiseren op een project management software drie tot zes maanden na de invoering van een tijd boekhoudpakket. Projectmanagers moeten worden betrokken bij de selectie van deze norm. Anders zal de uitvoering van het gereedschap worden bemoeilijkt omdat managers het gevoel dat ze werden niet opgenomen, of niet begrijpen de rationale achter de keuze van een bepaald instrument. Na een kerngroep van projectmanagers ter ondersteuning van de geselecteerde tool kan het bedrijf op te nemen in ING proefproject van het systeem, en in het systeem van opleiding. Dit vormt ook een kern advocacy groep voor het nieuwe instrument.

§ Procesmanagement pakketten. In een ander drie tot zes maanden nadat het project management pakket wordt ingevoerd, zal het project managers bereid zijn om verder te scherpen hun project management vaardigheden. Met een paar projecten in het kader van hun gordels met behulp van de tijd de boekhouding en project management tools, zullen zij in staat om meer volledig tools te integreren in het nieuwe proces management project in hun planningsproces. Indien echter, proces management tools worden binnenkort ingevoerd ook managers kunnen het project niet genoeg ervaring om echt project tools waarderen de voordelen van de enigszins gecompliceerde proces management.

CONCLUSIE

Succesvolle projecten zijn van cruciaal belang voor het welslagen van het project niet alleen managers, maar aan de gehele afdeling IS - en zelfs aan de onderneming. Kiezen van de juiste projectmanagement methodieken en levenscycli, en hen te ondersteunen met de juiste software tools kunnen helpen met onmetelijk succes van het project.

---